Moduł III

Narzędzia

Model zdalny w ostatnich latach staje się coraz popularniejszym sposobem pracy w polskich przedsiębiorstwach. Wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie byłoby oczywiście możliwe gdyby nie szeroki wachlarz narzędzi właśnie do tego stworzonych. Obecnie oferuje się Nam całą masę aplikacji, programów, komunikatorów i różnego rodzaju innych nowoczesnych rozwiązań służących do zarządzania projektami, zadaniami. Narzędzia do pracy zdalnej dzielą się na wiele kategorii.

Czas pracy

Program do rozliczania czasu pracy jest niezbędny w każdej firmie pracującej w systemie zdalnym. Czas pracy można ewidencjonować poza siedzibą firmy, u Klienta. Nie wychodząc z domu, można zgłosić swoją obecność w pracy lub określić czas poświęcony na wykonanie konkretnego zadania.

Poniżej przedstawimy Państwu kilka przykładowych sposobów na rozliczanie z czasu pracy.

TimeCamp

Aplikacja, która doskonale monitoruje czas pracy, analizuje dane oraz umożliwia poprawianie projektów. Można użyć jej zarówno do sprawdzenia czasu pracy, jak i efektywności pracowników. TimeCamp liczy automatycznie czas spędzony na wykonaniu konkretnego zadania. Aplikacja ma możliwość darmowego przetestowania. Jej cena waha się od 15zł do 24zł miesięcznie za pracownika. Zaletą jest doskonały przelicznik czasu oraz ogromna kontrola nad pracownikiem.

Clockify

To narzędzie służy do śledzenia produktywności, frekwencji i płatnych godzin dzięki monitorowaniu godzin pracy za pomocą timera i grafik. Można, wpisując z góry czas określony na wykonanie danego zadania, ocenić, ile rzeczywiście zajęła pracownikowi realizacja tego projektu. Aplikacja nie tylko zarejestruje rzeczywisty czas pracy, ale też skategoryzuje poszczególne projekty wg czasu pracy i wyróżni czas jako płatny. Można też wykorzystać jako narzędzie wspomagające ocenę pracy zespołu pracowników, bo wiadomo, kto i ile nad danym projektem pracował oraz jakie są efekty tej pracy. A dokonane analizy zostaną udokumentowane za pomocą grafik.

To narzędzie można zainstalować na wielu nośnikach, od komputera po smartfony. Można monitorować również pracę przez Internet bez konieczności „twardego” instalowania na konkretnym urządzeniu. Pracownik może nawet nie zdawać sobie sprawy z tego, jak bardzo jest monitorowana jego efektywność w pracy. Jest to doskonałe narzędzie do oceny czasu pracy wykorzystywane przez freelancerów, bo ułatwia pracę techniką Pomodoro, czyli sygnalizuje czas pracy i przerwy, a także pozwala precyzyjniej wycenić swoją pracę.

Niewątpliwą zaletą jest też fakt, iż jest to aplikacja bezpłatna i aktualizowana.

Toggl Track

To aplikacja do śledzenia czasu pracowników i aplikowania za pomocą swojej strony internetowej. Jest to aplikacja estońska. Świetne narzędzie również dla freelancerów. Można obliczyć, ile konkretnie czasu pracy zajął dany projekt i zgodnie z tym prawidłowo wycenić jego wykonanie. Dzięki temu, że Toggl Track jest kompatybilny z różnymi urządzeniami, można śledzić aktywność pracowników na różnych urządzeniach jednocześnie, monitorując to z kalendarzem zadań.

Taggl Track jest pomocny w przygotowywaniu raportów, monitoruje kalendarz i sugeruje optymalne rozwiązania czasowe, również których pracowników należy dokładniej sprawdzać, nawet wówczas gdy są oni offline. Można nawet włączyć powiadomienia, gdy aktywność konkretnego pracownika nagle spadła i dość długo nie wraca on do pracy.

Aplikacja dla Androida jest całkowicie bezpłatna, ale za dodatkowe funkcje trzeba zapłacić ok. 9$.

Screenschotmonitor

Aplikacja dostępna jedynie w języku angielskim. Jej działanie polega na wykonywaniu zrzutów ekranu u pracownika w celu sprawdzenia co obecnie robi. Jest to program w głównej mierze do kontroli pracownika. Można go jednak wykorzystać w celach sprawdzenia na jakim etapie projektu jest pracownik i czy rzeczywiście wykonuje zadeklarowaną pracę.
Aplikacje można wypróbować bezpłatnie przez 14dni lub używać za darmo dla nie więcej niż 3 użytkowników. Cena aplikacji w wersji standardowej to około 6$, a w wersji profesjonalnej 9$ miesięcznie za pracownika. Można ustawić ją na różną częstotliwość lub okres czasu wykonywania zrzutów.

E-mail

Jest narzędziem całkowicie darmowym, dla osób pracujących w konkretnych godzinach np. 8-16. Jeżeli nie mają obowiązku zgłaszać przerw, email może okazać się prostą i bezpłatną formą meldowania swojej obecności. Pracownik może o godzinie 8.00 rano zgłosić rozpoczęcie pracy, a o 16.00 jej zakończenie.

Dodatkowe informacje

QUIZ

Rzeczywisty to ten, w którym pracujemy nad konkretnym projektem. Czas pracy to ten, który spędzamy fizycznie w pracy, niekoniecznie zajmując się powierzonymi zadaniami.

Jest kilka takich urządzeń, które wykażą, ile rzeczywiście czasu poświęcił pracownik X, ile zespół tego pracownika i jaki procent pracownik X włożył w pracę grupową. Najpopularniejsza również dlatego, że bezpłatna , jest aplikacja clockify, ale profesjonaliści przyznają I miejsce Toggl Track.

Było to w czerwcu tego roku. W konferencji na temat zarządzania pracą zdalną przygotowaną przez Harvard University uczestniczyło czynnie – czyli zadawało pytania „na żywo” i natychmiast uzyskiwało odpowiedzi, uczestniczyło prawie 300 tys. osób. Natomiast biernie, słuchając wykładu „na żywo” brało udział przeszło milion. Szkoda, że do tej konferencji nie ma już dostępu, choć organizatorzy utrzymywali, że zrobią skrót wykładów i będzie on dostępny dla ogółu.

Ponieważ najczęściej praca zdalna ma system zadaniowy, to pracownik sam sobie ustala kolejność wykonywanych zadań – oczywiście dostosowując się do potrzeb firmy. Tak układa pracę, by wyrobić u siebie rutynę działań, jak najefektywniej wykorzystać czas. Może przekładać sobie zadania ciekawsze z mniej ciekawymi, ale koniecznymi do zrobienia i być przez cały czas pracy równie efektywny. Jeśli musi w czasie pracy załatwić ważną sprawę, może swoją pracę tak zorganizować, by mieć możliwość opuszczenia stanowiska pracy na pół godziny a następnie wykonać zadania w innym terminie. Oczywiście trzeba takie przerwy uzgadniać wcześniej z menagerem.

Praca zdalna jest najczęściej pracą zadaniową, często nazywaną na akord. Do tego jest też pracą dla kreatywnych, samodzielnych ludzi, których nie trzeba cały czas pilnować i pokazywać, jak poszczególne zadania wykonać. Oni sami dobrze to wiedzą. Dla pracodawcy taki samodzielny, pilnujący czasu pracy pracownik jest wygodnym rozwiązaniem. Bo wykona zadania szybciej i lepiej niż osoba pracująca stacjonarnie, która z racji tego, że ma wokół siebie innych pracowników, jest mniej zadaniowa i kreatywna.

Komunikacja

Wychodząc z założenia, iż podstawą każdej prawidłowej relacji – w tym właśnie relacji służbowych –powinna być sprawna komunikacja, pamiętać należy, że jeśli nie będziemy w stanie odpowiednio się porozumieć, to po pewnym czasie zaczną pojawiać się różnego rodzaju problemy i niedomówienia. Dlatego właśnie szczególnie, w zespole pracującym zdalnie, tak bardzo istotne znaczenie ma bieżący i dobrze funkcjonujący przepływ informacji.
A oto kilka możliwości, poprzez które możemy się komunikować…

Sococo

              Narzędzie graficzne, które zastępuje biuro. Umieszcza się każdego pracownika w jego pokoju i on tam pracuje. Może rozmawiać z przebywającymi tam innymi pracownikami, może przejść na rozmowę do innego pokoju, może przeprowadzać wykłady audio i wideo w sali konferencyjnej, może iść na przerwę i w tym czasie nie rozlicza się go z efektów pracy itp. Jest to doskonałe narzędzie do porozumiewania się głosowo nawet w dużej grupie. Ważne, by wszystkie osoby wirtualnie przebywały w jednym miejscu. Gdy chcemy porozmawiać z szefem, wystarczy tylko sprawdzić, czy jest wolny – gdy rozmawia z kimś, widzimy to na ekranie – i się z nim porozumieć. Można też pisać do siebie informacje a także sprawdzać aktywność pracowników. Wszyscy wiedzą, gdzie się kto znajduje, w którym pokoju i co aktualnie robi. To też pomaga w aktywizacji pracowników. Jeśli widzimy, że wszyscy pracują, to chętniej działamy. Podczas aktywności można udostępniać jednocześnie wiele ekranów a także udostępniać dokumenty, nad którymi się aktualnie pracuje i równocześnie prowadzić rozmowę.

              Jest to aplikacja płatna i jej cena zależy od ilości pracowników. Najpopularniejsze to 13,49$ miesięcznie za stanowisko do 10 osób na rok (aplikacja obejmuje 500 minut w miesiącu na pracownika, a każde następne 1000 minut kosztuje kolejne 5$). Gdy firma potrzebuje 100 miejsc, to płaci za każdego pracownika 24,99$, ale nie ma żadnych limitów czasowych. Każda umowa jest zawierana minimum na rok. Można skorzystać z bezpłatnej aplikacji miesięcznej, by zobaczyć, czy ta forma pracy jest dla firmy optymalna.

Remo

Pomaga w szybkiej komunikacji video. W wirtualnym pokoju spotykają się uczestnicy rozmowy i dyskutują, przekazują sobie dokumenty, udostępniają ekran (można jednocześnie udostępnić 8 ekranów), filmiki instruktażowe, więc można pracować nawet nad projektami video. Platforma dobra dla webinarów, konferencji, w której bierze udział więcej niż jeden prelegent, nawet przeprowadzać warsztaty, w których uczestniczy wiele osób. Dzięki aplikacji Remo można tworzyć ankiety, nawet głosować w czasie rzeczywistym, a potem je na wizji analizować, dyskutując z uczestnikami tejże ankiety. Zaletą Remo jest lokowanie produktu podczas webinarów i rozmów z klientami, które firma nazywa „sprzedawaniem sponsorowania”. Remo przesyła wirtualne wizytówki, ułatwiające kontakty biznesowe.

              Remo nie trzeba instalować, można korzystać z aplikacji przez Internet i równie szybko i efektywnie ona działa. Do tego łatwo ją skonfigurować do każdego urządzenia. Można się połączyć z rozmówcą w 15 sekund i dyskutuje się z nim w czasie rzeczywistym. Aplikacja działa bardzo sprawnie.

              Niestety, po 14 dniowym okresie próbnym za Remo trzeba płacić. Zaletą są stałe rabaty – od 20 do 25%, jeśli wykupimy dostęp na rok. Za miesiąc trzeba zapłacić od 100$ do nawet 1560$ dla firmy organizującej wydarzenie na prawie 1000 osób. Jeśli ktoś potrzebuje jeszcze czegoś większego, Remo oferuje plany niestandardowe do 2500$ miesięcznie lub na jednorazowe ogromne wydarzenie. Nie jest to więc aplikacja tania, ale bardzo sprawna i efektywna. Chętnie też jest wykorzystywana przez prowadzących popularne webinary.

VirBELA

              Reklamowana jako wirtualna przestrzeń do biznesowych spotkań rzeczywiście spełnia tę obietnicę. Można zorganizować wydarzenie na 1000 osób, które uczestniczą „na żywo”, zadają pytania, robią notatki, itp. Świetna też w pracy pedagogicznej, bo nie tylko można prowadzić webinary czy wykłady, ale zwykłe lekcje, w której uczestniczą, rozmawiając o problemie, wszyscy uczniowie w klasie. W zależności od potrzeb można ustawić sobie spotkania kameralne lub wielkie konferencje, w czasie których każdy może zabrać głos a prowadzący będzie mógł równocześnie posługiwać się najróżnorodniejszymi narzędziami, by efektowniej zaprezentować zagadnienie. Można też udostępniać ekrany, przesyłać dane, uczestnicy mogą w czasie rzeczywistym dokonywać zmian w dokumentach i to wszystko jest widziane przez innych uczestników spotkania.

              Najlepiej na początku wykorzystać darmową opcję OPEN CAMPUS, gdzie można prowadzić konferencje i webinary dla różnej ilości osób a prelegent ma dostęp do różnych narzędzi, które widzą i komentują osoby uczestniczące w wydarzeniu. To świetne narzędzie, także z tego względu, że jest darmowe, dla edukacji i firm w obecnych czasach.

              Gdy to nie wystarcza, można dokupić sobie jedną z dwóch dedykowanych opcji:

Pakiet zespołu za 100$ miesięcznie, gdzie oprócz wszystkich funkcji OPEN CAMPUS dostępny jest też panel administracyjny z zarządzaniem uprawnieniami, indywidualnie skrojony apartament na 10-100 osób wraz z wprowadzonymi modyfikacjami rozmów, przekazywania informacji itp. Do tego wszystkiego dochodzi wsparcie silver.

Przedsiębiorstwo to kolejny level propozycji dla ogromnej ilości osób dostosowywany indywidualnie do dużego przedsiębiorstwa. Przygotowuje się specjalny teren, na którym działa 500 osób lub więcej. Mają one do dyspozycji wiele pomieszczeń o różnym zastosowaniu. Dostosowany do tego panel administracyjny oraz niestandardowy branding/projektowanie 3D, integracje API, Whilelabeling i wsparcie gold. Tu koszty utrzymania są duże i naliczane indywidualnie dla każdego przedsiębiorstwa.

Zoom

Bardzo popularny środek komunikacji online. Dzięki użyciu tej aplikacji można stale działać w przedsiębiorstwie, które w obecnych czasach pracuje online, ale też można przeprowadzić jedno wielkie wydarzenie, skrojone nawet na 1000 osób działających i 10000 obserwujących jednocześnie. Można sobie wybrać zakres działalności od sekwencji tylko telefonicznej, przez organizowanie spotkań i czatów, przez kierowanie i planowanie całym przedsiębiorstwem oraz wejście na platformy developerskie. Bardzo popularnym wykorzystaniem zoom jest przygotowywanie i organizowanie webinarów dla naprawdę dużej ilości osób.

Najlepiej na początek wykorzystać opcję bezpłatną, dzięki której można kierować zespołem do 100 osób. W pakiecie mamy też konferencje 40 minutowe dla tych osób i nieograniczony kontakt 1:1.

Pozostałe opcje: zawodowiec (dla małych zespołów – 149,99$/rok/osoba), Biznes (do 300 uczestników, Branding firmy, zarządzane domeny – 199,90$/rok/osoba) i Przedsiębiorstwo (500 osób, ale trzeba kupić licencję dla 100 osób, by wykorzystać cenę 199,99$/rok/osobę). Korzystając z ostatniej opcji, trzeba się połączyć z firmą, by negocjować ceny.

Google Hangouts

Dość popularne w Polsce narzędzie do komunikacji zdalnej firm. Służy bowiem do rozmów indywidualnych i grupowych, czatów oraz wysyłania wiadomości wraz ze zdjęciami. Udogodnieniem jest to, że można mieć tę aplikację na wielu urządzeniach i one nie tylko, że są kompatybilne, ale też gdy z jednego urządzenia coś usuniemy, bo zostało wykonane, to nie ma go już na innych. Zmiany dokonują się automatycznie.

Podstawowe wersje są bezpłatne. Jeśli już chce się mieć dużo obszerniejszego Google Hangouts, trzeba za to zapłacić. Niewiele osób jednak decyduje się na płatny kanał, bo darmowe w zupełności im wystarczają.

Microsoft Teams

Służy do rozmów, czatów oraz przesyłania wiadomości. To świetne rozwiązanie zarówno dla wykładowców, zespołów kreatywnych jak i banków. Można pracować nawet w 10000 ludźmi jednocześnie! Wykonywać przelewy, udostępniając ekran innym, pracować nad projektem, by wszyscy śledzili efekty pracy i podpowiadali nowatorskie rozwiązania. To również dobry sposób na platformę edukacyjną, webinaria, kursy. Świetnie sprawdza się też w pracy hybrydowej, bo w każdej chwili wiadomo, kto się czym zajmuje oraz łatwo się takimi hybrydowymi zespołami zarządza. Można też nagrywać wszystkie spotkania nie tylko dla nieobecnych w czasie rzeczywistym.

Bardzo dobra jest wersja bezpłatna, bo posiada wiele funkcji niedostępnych bezpłatnie na innych platformach. W zebraniach może czynnie brać udział do 100 osób a w ograniczonym czasie można obsługiwać nawet 300 osób. Można planować i czatować bez ograniczeń czasowych. Dodatkowo można w chmurze przechowywać dane do 10 GB, czego nie ma bezpłatnie nigdzie indziej.

Dodatkowe informacje

QUIZ

Jira Software. To też doskonałe narzędzie do pracy zespołowej, gdzie każdy działa w innej aplikacji. Można bowiem przenosić dane z jednej do drugiej bez konieczności ich modyfikacji.

Na pewno powinno ono posiadać możliwość rejestracji rozmów z klientem. Mieć trwalsze zabezpieczenia, bo przecież nie wszystkie informacje między pracownikami, muszą być szyfrowane (np. kiedy idziesz na przerwę?). Dlatego poleca się używanie specjalnych programów do kontaktów z klientami. Gdy pracujemy z wrażliwymi danymi, np. w przychodni, urzędach, zaleca się używanie programu Sofetica, bo uchodzi on za najbezpieczniejszy.

To zależy od specyfiki pracy. Menager musi wybrać sobie takie narzędzia, które mu się najlepiej sprawdzą. W BPO korzysta z Asany, również dlatego, ze podstawowa wersja jest bezpłatna, ale też ze względu na dobrą komunikację między pracownikami. Dobrym rozwiązaniem okazało się też wirtualne biuro Sococco, gdzie można nawet przeprowadzać konferencje, dyskutować, przesyłać polecenia itp. Dzięki Asanie i Sococco łatwiej jest nawiązywać i utrzymywać żywe relacje między pracownikami. One pomagają stworzyć zgrany zespół.

Oprócz polecanych wcześniej dobrych aplikacji, jest jeszcze wiele innych sprawdzonych aplikacji do komunikacji w zespole. Wybór zależy do preferencji menagera i późniejszej efektywności pracowników konkretnej branży. Inna bowiem będzie komunikacja w zespołach sprzedażowych, inna np. zarezerwowana dla grafików – tu potrzebne są też dobre narzędzia do przesyłania dużych plików graficznych, jeszcze inna dla dużej grupy pracowników zajmujących się różnymi formami działalności. Opis sprawdzonych został przedstawiony w module III. Nie ma tam wymienionych kiepskich aplikacji. Wybór najlepszej zależy od profilu firmy, ilości pracowników, ilości różnych zespołów pracowników i od samych preferencji kadry zarządzającej.

Aplikacje łączące kilka funkcji komunikowania się są jak najbardziej dostępne. Warto przyjrzeć się kilku i wybrać tę dla nas najbardziej optymalną. Powodzeniem wśród pracujących zdalnie zespołów cieszy się Slack, również dlatego, że jest całkowicie bezpłatna a spełnia funkcje, za które w innych aplikacjach trzeba płacić. Doskonała do biura do kilkudziesięciu osób. Agencje reklamowe czy zespoły grafików chętnie wykorzystują we transfer, bo pozwala ona na przesyłanie skomplikowanych dużych prac graficznych, wideo i przeróżnych wywiadów.

Zarządzanie projektami

Aby praca w modelu zdalnym była efektywna, należy naturalnie zapewnić pracownikom niezbędny do tego sprzęt i oprogramowanie. Zarządzanie projektami obejmuje między innymi planowanie, harmonogramowanie, realizację, kontrolę i rozliczanie zadań składających się na realizację celów projektu. Narzędziami do zarządzania może znacznie przyspieszyć pracę oraz zminimalizować ryzyko wystąpienia niekontrolowanych błędów.

Jednymi z najbardziej popularnych aplikacji, z jakich możemy korzystać, są:

Asana

Narzędzie wspomagające kierowanie wieloma projektami jednocześnie, świetne dla branży reklamowej, marketingowej, czy produkcyjnej. Każdemu dedykowane są zadania, o realizacji których informowani są na bieżąco inni pracujący nad danym projektem. Każdy ma dostęp nie tylko do efektów pracy, ale też może ocenić zaangażowanie pozostałych. To świetne narzędzie dla osób zorganizowanych, ale niekiedy potrzebujących motywacji do działania.

Zaletą tego programu jest też podział pracy nad projektem na: planowanie, rozwój treści, realizację, podsuwanie efektów. Każdy z uczestników projektu może samodzielnie wykazać aktualny stan działań, odnieść się do pracy kolegów oraz udokumentować zakończenie swojej pracy. Może również spisać wnioski do modyfikacji podobnych działań na przyszłość. Na końcu jest info dla menagera: gotowy do recenzji, czyli do ostatecznej akceptacji projektu.

Podstawowa, próbna wersja dla zespołów dopiero zaczynających pracę jest bezpłatna, natomiast dla zespołów, które już tworzą projekty kosztuje od 10$/os./mies. (gdy jest jeden rozbudowany projekt) do 24,99$/os./mies. (gdy jednocześnie przygotowuje się więcej projektów).

Trello

Pełni podobną funkcję jak asana, ale dedykowana jest bardziej grupom graficznym. Aplikacja zawiera intuicyjne tablice, karty pracy i listy pomagające w organizacji i monitorowania efektów pracy. Można zarządzać kilkoma projektami jednocześnie także ustalając terminy płatności za usługi. Aplikacja posiada dodatek Butler, który ma za zadanie zwiększyć wydajność poprzez wprowadzenie do projektu robotów wykonujących powtarzalne zadania. Można zintegrować w jednym miejscu różne aplikacje wykorzystywane przez zespół w trakcie pracy nad projektem. Aplikacja działa na wszystkich urządzeniach. Dane przekazywane są automatycznie z jednego urządzenia na kolejne.

Z urządzenia Trello najczęściej korzysta się bezpłatnie, ale jeśli potrzebujemy większej ilości narzędzi, trzeba za nią zapłacić. Jednak warto najpierw wypróbować darmową wersję. Prawdopodobnie okaże się wystarczająca.

Jira Software

Reklamowana jako narzędzie do tworzenia dla zespołów zwinnych tak naprawdę jest dobrym narzędziem do weryfikacji pracy nad tworzeniem programowania. Jest to narzędzie dedykowane programistom. Za pomocą jednego kliknięcia można przenosić pracę do Confluense i z powrotem do Jira Software, by ten ułożył odpowiednie listy zadań. A potem aktualizował wszystko w systemie Bitbucket. Aplikacja Jira Software usprawnia pracę zespołową przez dedykowanie konkretnym osobom odpowiednich z ich kompetencjami zadań. System sprawniej ustala, kto się na czym zna najlepiej i tej osobie przydziela konkretną pracę.

Pracując w aplikacji za darmo (możliwa do 10 uczestników), możemy realizować projekty, ale bez ich archiwizacji, a magazyn plików ma objętość tylko 2GB. Za 7$/mies./os. mamy zaawansowane uprawnienia, magazyn 250GB a za 14$/os./mies. też dostęp do archiwizacji projektów i nieograniczoną pamięć masową.

Większość wymienionych wcześniej aplikacji nadaje się również do zarządzania sprzedażą. Są jednak wyłącznie do tego dedykowane oprogramowania.

 

Pipedrive

Dzięki śledzeniu maili, lejka sprzedażowego, rozmów telefonicznych można tworzyć prognozy sprzedaży konkretnych produktów, produkować je lub zdobywać z najefektywniejszy sposób. Dzięki automatyzacji można kierować ruchem sprzedaży bez ingerencji człowieka, który potrzebny jest tylko do pakowania i wysyłki produktów fizycznych. Tabele, rozliczenia a nawet faktury można ustawić w aplikacji do wykonania przez sztuczną inteligencję. Dzięki korzystaniu z tej aplikacji można świadomie kierować firmą sprzedażową oraz realnie określać plany rozwojowe.

W ofercie dostępne są trzy pakiety: podstawowy (12,5$ od użytkownika mies.), zaawansowany (24,9$/u/m) po zalecany profesjonalny (49,9u/m). Wszystkie można wypróbować za darmo. W skrócie można stwierdzić, że w pakiecie profesjonalnym są wszystkie raporty sprzedaży, prognoz itp., czego nie mają pakiety podstawowy i zaawansowany. Brak też w nich profesjonalnych zabezpieczeń i alertu bezpieczeństwa oraz zaawansowanego systemu nadzoru nad pracownikami.

Dodatkowe informacje

QUIZ

Planowanie, harmonogramowanie, realizację, kontrolę i rozliczanie zadań składających się na realizację celów projektu.

Mogą znacznie przyśpieszyć pracę oraz zminimalizować ryzyko wystąpienia niekontrolowanych błędów.

Asana, która w wersji podstawowej (często wystarczającej) jest darmowa. Można dodać do niej task i przypisać do niego wiele osób. Każda z przypisanych osób będzie miała dostęp do wszelkich wprowadzonych w projekt zmian, dodanych komentarzy czy zmienionych dat spotkań.

Program antywirusowy powinien mieć zainstalowany każde narzędzie połączone z Internetem. To nie wystarczy, gdy wykorzystujemy je też do celów zawodowych, by przesyłać wrażliwe dane osobowe. Wówczas program szyfrujący jest konieczny.

Kontrola i bezpieczeństwo

Kiedy zatrudniamy nowego pracownika lub prowadzimy bardzo ważny dla firmy projekt, jako managerowie chcemy mieć nad nim kontrolę. W kontekście pracy zdalnej kontrola nad projektem lub pracownikiem jest tak samo możliwa jak nad zespołem pracującym stacjonarnie. Niejednokrotnie jest łatwiejsza, bo przecież nikt pracownikowi nie patrzy ‘’przez ramię’’, generując dodatkowy stres do warunków pracy. W pracy zdalnej wykorzystujemy aplikacje zarówno do kontroli wykonywanej pracy jak i odbytych rozmów.

TimeCamp

Jedna z popularniejszych form monitorowania aktywności pracownika. Aplikacja, która doskonale monitoruje czas pracy, analizuje dane oraz umożliwia poprawianie projektów. Można użyć jej zarówno do sprawdzenia czasu pracy, jak i efektywności pracowników. TimeCamp liczy automatycznie czas spędzony na wykonaniu konkretnego zadania.
Aplikacja ma możliwość darmowego przetestowania.
Jej cena waha się od 15zł do 24zł miesięcznie za pracownika.
Zaletą jest doskonały przelicznik czasu oraz ogromna kontrola nad pracownikiem.

Screenschotmonitor

Aplikacja dostępna jedynie w języku angielskim. Jej działanie polega na wykonywaniu zrzutów ekranu u pracownika w celu sprawdzenia co obecnie robi. Jest to program w głównej mierze do kontroli pracownika. Można go jednak wykorzystać w celach sprawdzenia na jakim etapie projektu jest pracownik i czy rzeczywiście wykonuje zadeklarowaną pracę.
Aplikacje można wypróbować bezpłatnie przez 14dni lub używać za darmo dla nie więcej niż 3 użytkowników. Cena aplikacji w wersji standardowej to około 6$, a w wersji profesjonalnej 9$ miesięcznie za pracownika. Można ustawić ją na różną częstotliwość lub okres czasu wykonywania zrzutów.

Tak naprawdę każda aplikacja służąca do kontaktu czy komunikacji z pracownikiem jest też elementem kontroli. Należy pamiętać jednak nie zbytnia kontrola pracownika potrafi przekroczyć granicę prywatności. Pracownik, któremu nie można ufać nie powinien po prostu pracować z Państwa firmie.

Dobrym przykładem firmy gdzie nie ma kontroli, a manager doskonale wie co się dzieje i co w danym momencie robi pracownik jest BPO Network..

Jest to agencja pracy zajmująca się pomocą w znalezieniu pracy dla osób niepełnosprawnych.

Firma korzysta z narzędzi typu Asana, Skype, Zoom, Sococo, eR oraz pliki w chmurze gogle.

Codziennie rano w Asanie zostawiane są przez managera zadania dla pracowników. Poprzez kciuk każdy potwierdza zrozumienie zadania. W razie problemu można do managera po prostu zadzwonić na Skype. Podczas pracy w eR pracownik do każdego kandydata dodaje notatki z rozmowy i dopisuje wszystko albo bezpośrednio w biurze Sococo albo w Asanie pod zadaniem. Nie ma potrzeby kontroli, bo wszystko jest zapisywane. Nie wtedy możliwości, że jakieś informacje zostaną pominięte lub zapomniane. Nawet rok później można cofnąć się do kandydata i doskonale wiemy jakie ruchy były wykonywane i w jakim czasie.

Bezpieczeństwo 

Wykonując wszelkiego rodzaju prace na komputerze z dostępem do Internetu i mając do czynienia z ogromną ilością dokumentów – bardzo często zawierającymi całą masę danych osobowych – to, co musimy zrobić przede wszystkim, to zadbać o jak najlepsze zabezpieczenie sprzętu pod kątem ewentualnych cyberataków, wirusów komputerowych, oprogramowania szpiegującego etc. Jest to o tyle istotne, że odpowiadamy przecież za bezpieczeństwo nie tyle swoje własne, co innych osób. A tymczasem wątpliwości nie ulega oczywiście fakt, iż praca zdalna to dla cyberprzestępców wręcz istny raj, tak więc uwaga na nasze dane!

W ochronie tych danych pomogą nam programy takie, jak: 

Dobre, płatne antywirusy
Jeśli korzystamy z danych to ich szyfrowanie
Tworzenie kopii zapasowych.

Dodatkowe informacje

QUIZ

Oczywiście najważniejsze jest zaufanie, ale każdy potrzebuje mieć świadomość, że ktoś nad nim czuwa, więc warto używać którejś aplikacji dedykowanej kontroli. Najczęściej poleca się Sofeticę lub TimeCamp.

To pytanie niejednemu prezesowi spędzało sen z powiek. Istnieją takie zabezpieczenia, że raczej pracownik, który zapomni sobie je systematycznie naciskać, może być oskarżony o nieróbstwo, niż menager zostanie oszukany. Pracując na akord, często tak zapalamy się do realizacji zadań, że możemy zapomnieć o kliknięciu odświeżenia, ale nigdy informacja o tym, że jesteśmy online, jeśli rzeczywiście poszliśmy na przerwę, się nie pojawi. Nie ma opcji.

Najlepiej połączyć sprawdzanie konkretnego czasu pracy z efektami tej pracy – szczególnie, gdy czas pracy jest nienormowany. Najlepiej oceniać efekty pracy, wyznaczyć limity, które muszą być dziennie wykonane i wtedy jednocześnie z monitorowaniem czasu pracy pracownika polecić mu meblowe zgłaszanie początku, zakończenia i pójścia na dłuższą przerwę. To pomoże zniwelować „puste” godziny pracy.

Bo w aplikacjach takich jak SOCOCO, graficznych czy mailingowych w wersjach płatnych są dodatkowe zabezpieczenia, co w połączeniu z dobrym programem antywirusowym i programem do szyfrowania danych daje niemal 100% pewność, że dane z firmy nie wyciekną. Dlatego niemal, bo przecież pracujemy wszyscy z ludźmi a oni bywają czasem nieobliczalni.

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Są dobre i lepsze, ale to zależy od konkretnych potrzeb firmy. Za prawie idealny uchodzi program do szyfrowania danych, jednak dla małej, rozwijającej się dopiero firmy to duży wydatek.