Organizacja pracy zdalnej
Organizacja pracy zdalnej – lekcja 1 do odsłuchania
Już prawie rok mija od czasu, kiedy Polskę opanował Covid-19. Dla naszego bezpieczeństwa, zdrowia i oczywiście dla zapobiegnięcia rozprzestrzeniania się wirusa w społeczeństwie, zaczęto stosować różne restrykcje i obostrzenia. W szkołach i miejscach pracy zaczęto wdrażać i przyzwyczajać swoich uczniów i pracowników do nowych systemów nauki oraz pracy zdalnej. Dla jednych stało się to świetnym rozwiązaniem, a dla innych nie lada problemem. Czas jednak biegł i nadal biegnie do przodu, a w związku z tym, że gospodarka i nauka nie może się zatrzymać, za potrzebami rozwija się technologia, podsuwając nowe rozwiązania dla lepszej komunikacji i pracy w domu. Dla wielu pracodawców, którzy początkowo zmuszeni byli stworzyć nowy plan działania i zapewnić swoim pracownikom komfort pracy w domu, ten okres pomógł poszerzyć się nowe horyzonty, dające możliwość tworzenia stałych, zdalnych miejsc pracy, a co za tym idzie, zatrudniania pracowników z całego kraju.
Izolacja wpływa jednak na kontakty w firmie, na których często opiera się jej spójne działanie. Ta natomiast zorganizowana w uporządkowany i bezpieczny sposób, przy użyciu odpowiednich technologii może sprawnie odbywać się zdalnie. Dla wielu przedsiębiorstw możliwość pracy zdalnej jest obecnie jedyną opcją kontynuowania pracowniczych obowiązków i funkcjonowania firmy. Jednak zezwolenie na przeniesienie służbowego sprzętu komputerowego do domu, to nie wszystko.
Co zrobić aby firma dobrze prosperowała, a pracownicy mogli pracować komfortowo i równie wydajnie? Jak zorganizować czas pracy zdalnej?
Pracodawco! – Upewnij się czy Twoi pracownicy posiadają urządzenia przystosowane do pracy poza biurem.
Do wdrożenia home office potrzebne są stałe łącza i sprzęt komputerowy. To podstawowy element dla sprawnej komunikacji w firmie i przesyłania danych. Bezpieczne korzystanie z zasobów firmy zapewni połączenie z bezpieczną siecią VPN lub dostęp do Chmury. Być może to również dobry czas, aby zainteresować się wymianą lub sprawdzeniem sprzętu firmowego.
Warto wdrożyć wśród pracowników podpis elektroniczny. Zapewnia on potwierdzenie autentyczności dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną do urzędów i innych instytucji, jest równoważny fizycznemu podpisowi. Dzięki niemu pracownicy, nie opuszczając domu, załatwią wiele spraw. Trzeba się jednak upewnić czy osoby, korzystające z podpisu elektronicznego, mogą z niego korzystać na mobilnych urządzeniach oraz czy w Twojej firmie są dokumenty wymagające tylko jednostronnego podpisu. Należy również zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie, z którego korzysta organizacja, może obsługiwać omawiany elektroniczny podpis.
Zadbaj o komunikację w firmie
Warto zaplanować klarowne zasady komunikowania się zespołów. Stworzyć zdalną listę obecności, rozplanować zadania i spotkania online. Spotkania i komunikacja zespołowa i między zespołowa muszą być rozplanowane w taki sposób, aby nie blokowały i wstrzymywały działań. Dobrze jest również ustalić i wprowadzić jeden komunikator. W razie konieczności rozmów telefonicznych, ze względu na wykonywaną pracę, dobrze jest zadbać o to, aby pracownicy posiadali telefony służbowe i słuchawki z mikrofonem. Zapewnij również pracownikom przestrzeń dyskową, aby, pracując na prywatnym sprzęcie, nie musieli gromadzić na nim materiałów służbowych. Dobre komunikatory posiadają również miejsce na przechowywanie danych w tym skanów i dokumentów.
Podobnie w elektroniczny sposób można zorganizować księgowość. Może okazać się, że jest ona o wiele łatwiejsza i przyjemniejsza podczas, gdy dokumenty i faktury będzie gromadziło się w formie elektronicznej zamiast zajmującej przestrzeń formie papierowej. Formę i format przesyłanych faktur możesz ustalić ze swoimi dostawcami czy klientami. Pamiętaj, aby wprowadzić elektroniczną formę akceptacji faktur.
Rozplanuj cele i obowiązki
Zastanów się i omów z pracownikami cele i zasady pracy na najbliższy okres. Przedyskutujcie zadania i obszary, na których należy się skoncentrować. Rozdziel zadania pomiędzy poszczególne działy. Obmyślcie strategie i plan pracy, uwzględniając obecne obostrzenia i ochronę zdrowia oraz bezpieczeństwo pracowników i klientów. Pamiętaj o wadze i zabezpieczeniu wrażliwych danych osobowych klientów.
Nie zapominaj o komforcie i samopoczuciu swoich pracowników postawionych przed koniecznością pracy zdalnej i izolacji. Zwróć uwagę czy nie potrzebują oni wsparcia i postaraj się im je zapewnić. Nie każdy może posiadać odpowiednie warunki do pracy w środowisku domowym z uwagi na trudność oddzielenia obowiązków domowych od pracy, czynniki rozpraszające czy trudność w samodyscyplinie. Inni mogą ciężko znosić czas izolacji. Jeszcze inni mogą potrzebować więcej czasu lub pomocy przy opanowaniu nowego oprogramowania czy komunikatorów. Z drugiej strony warto docenić i w miarę możliwości uhonorować premią pracowników, którzy dobrze odnajdują się w pracy zdalnej.
Czas pandemii nie stanowi przeszkody dla rozwoju firmy i zdobywania doświadczenia przez pracowników. Warto więc zapewnić im szkolenia oraz spotkania online. Z pewnością sprzyjają one odświeżaniu i gromadzeniu wiedzy, budowaniu nowych strategii i powstawaniu nowych rozwiązań. Wpłyną także na integrację, zapobiegając poczuciu odosobnienia i wzmocnią pracownicze więzi.
Zachęć pracowników do zapewnienia sobie odpowiednich warunków pracy
Plusem pracy zdalnej jest zaoszczędzenie sporej części czasu, którą tracimy na dotarcie i powrót z pracy, czasem stanie w korkach, lunch i inne. Możemy zyskać trochę czasu, który poświęcimy na przykład na dłuższy sen przed rozpoczęciem pracy, spędzenie go z rodziną lub na własne potrzeby. Zarazem zaoszczędzony czas może przyczynić się do jej efektywności pod warunkiem, że nie zakłócą jej rozpraszające czynniki. Spróbuj przekonać swoich pracowników, aby znaleźli w domu miejsce, które przeznaczone będzie do pracy i będzie odpowiadało warunkom biurowym. Niech więc nie będzie to łóżko czy kanapa, które mogłyby skłaniać do drzemki czy lenistwa, tylko biurko czy stół z krzesłem. Dobrze, jeśli w tym miejscu będą mogły znaleźć się wszystkie sprzęty i przybory niezbędne do pracy, gdyż potrzeba przemieszczania się w ich poszukiwaniu czy w celu skorzystania z któregoś może prowadzić do pokusy oderwania się od obowiązków na rzecz przekąszenia czegoś czy sprawdzenia, co aktualnie leci w telewizji. Oczywiście telewizor w zasięgu wzroku, to również element rozpraszający, a więc lepiej powstrzymać się od jego włączania albo ulokować się z dala od niego. Rozmowy online z włączoną kamerą mogą zmotywować do zachowania biurowego stylu, a przynajmniej do zadbania o swój wygląd, aby nie przyzwyczajać się do pozostania w szlafroku czy pidżamie, które są kojarzone raczej z relaksem i odpoczynkiem. Oczywiście samo użycie kamery nie powinno być wymagane, jednak nawet rozmowa głosowa bez niej jest bardziej komfortowa w odpowiednim ubraniu. O ile nie powinno dać się rozproszyć złodziejom czasu takim jak telewizja, portale społecznościowe czy na przykład gry, to tak jak i w biurze dobrze jest zrobić sobie średnio, co godzinę krótką przerwę na przykład na kawę, wyjście z psem czy rozmowę z domownikami, aby dać oczom odpocząć od komputera oraz rozprostować kończyny i kręgosłup.
W nawiązaniu do planu pracy, przypomnij pracownikom, aby nie rozwlekali swojego czasu pracy przez robienie sobie długich przerw czy pracę w weekendy. Lepiej zmobilizować się do pracy w czasie, w jakim wykonywałoby się ją stacjonarnie, a później cieszyć się zasłużonym odpoczynkiem.
Otwórz drzwi dla nowych rozwiązań i nowych pracowników
Konieczność pracy zdalnej skłoniła do obmyślenia nowych rozwiązań, a zatem pozwoliła przenieść wcześniej niemożliwe zawody do wykonywania poza miejscem pracy do domu. W niektórych przypadkach pokazała, że zwyczajnie można być równie efektywnym, pracując w biurze, jak i poza nim. To sprawiło, że poszerzyły się możliwości rynku pracy, dając zatrudnienie w różnych firmach osobom zamieszkałym daleko od ich lokalizacji w tym też osobom z niepełnosprawnością, dla których praca z domu często jest jedyną możliwością, jak i również rehabilitacją społeczną. W tym przypadku organizacja miejsca pracy może okazać się dużo łatwiejsza niż przystosowanie biura. Oczywiście i w przypadku pracy stacjonarnej i zdalnej jest możliwość skorzystania z dofinansowania na dostosowanie miejsca pracy, jednak przy codziennej konieczności korzystania z pewnych sprzętów i oprogramowania, warto dowiedzieć się czy potencjalny pracownik z niepełnosprawnością korzysta z takich ułatwień, co może usprawnić jego pracę i wyrównać ją z możliwościami innych, pełnosprawnych pracowników.
Praca zdalna wcale nie jest niczym nowym, gdyż niektóre firmy, na przykład handlowe czy w branży IT stosują ją od lat. Jednak to właśnie dzięki pandemii nabrała tempa w rozwoju i zbiera więcej zwolenników. Prognozuje się, że stanie się ona powszechna. Tak, więc plany organizacyjne warto robić z myślą o dłuższym bądź nawet stałym czasie, gdyż może to właśnie w Twojej firmie ten sposób funkcjonowania pracowników stanie się o wiele bardziej wydajny niż praca wykonywana stacjonarnie.

Dodatkowe informacje
QUIZ
Sprzęt komputerowy, stałe łącza, określony komunikator do wymiany informacji i przesyłu danych.
Elektroniczny podpis.
Ułożyć plan celów i działań.
Utworzyć przestrzeń dyskową lub umożliwić pracownikom dostęp do wirtualnego dysku.
Do zorganizowania sobie w domu przestrzeni na wzór biurowej i zrezygnowania z domowych wygód.