Moduł II

Podstawowe zasady zarządzania zespołem zdalnym.

Moduł II, to dział przydatnych informacji, które uświadomią Ci wagę i możliwości Twojego stanowiska. Dzięki niniejszym rozdziałom dowiesz się, co możesz zrobić, aby Twoje oraz firmy, w której pracujesz, cele stały się realne i bardziej przejrzyste. Zrozumiesz, jak przydatne może być delegowanie zadań. Jak organizacja pracy zdalnej wpływa na jej efektywność i w jaki sposób o to zadbać. Powiemy Ci, jak utrzymać dobry kontakt z zespołem i jak sprawić, by przebiegał on płynnie. Wyjaśnimy, komu i co przekazywać, by nie zasypywać pewnych jednostek szumem informacji. Dowiesz się, w jaki sposób motywować pracowników, ponieważ nie dla wszystkich motywacja znaczy to samo. A w razie problemów i konfliktów, poznasz metody na ich rozwiązanie i zapobieganie następnym.

Aby łatwiej było Ci przyswoić tę niezbędną wiedzę, zadbaliśmy o tematyczny podział informacji i podkreślenie tych szczególnie ważnych. Każdy rozdział kończy się pięcioma pytaniami odnoszącymi się do jego treści, które pomogą Ci utrwalić wiedzę.

Wszystkie tematy oparte są o ekspercką wiedzę. Czytając i ucząc się, analizuj swoje doświadczenia. Może już odkryjesz nowe możliwości lub rozwiązania dla siebie i Twojego zespołu?

Organizacja pracy zdalnej

              Już prawie rok mija od czasu, kiedy Polskę opanował Covid-19. Dla naszego bezpieczeństwa, zdrowia i oczywiście dla zapobiegnięcia rozprzestrzeniania się wirusa w społeczeństwie, zaczęto stosować różne restrykcje i obostrzenia. W szkołach i miejscach pracy zaczęto wdrażać i przyzwyczajać swoich uczniów i pracowników do nowych systemów nauki oraz pracy zdalnej. Dla jednych stało się to świetnym rozwiązaniem, a dla innych nie lada problemem. Czas jednak biegł i nadal biegnie do przodu, a w związku z tym, że gospodarka i nauka nie może się zatrzymać, za potrzebami rozwija się technologia, podsuwając nowe rozwiązania dla lepszej komunikacji i pracy w domu. Dla wielu pracodawców, którzy początkowo zmuszeni byli stworzyć nowy plan działania i zapewnić swoim pracownikom komfort pracy w domu, ten okres pomógł poszerzyć się nowe horyzonty, dające możliwość tworzenia stałych, zdalnych miejsc pracy, a co za tym idzie, zatrudniania pracowników z całego kraju.

              Izolacja wpływa jednak na kontakty w firmie, na których często opiera się jej spójne działanie. Ta natomiast zorganizowana w uporządkowany i bezpieczny sposób, przy użyciu odpowiednich technologii może sprawnie odbywać się zdalnie. Dla wielu przedsiębiorstw możliwość pracy zdalnej jest obecnie jedyną opcją kontynuowania pracowniczych obowiązków i funkcjonowania firmy. Jednak zezwolenie na przeniesienie służbowego sprzętu komputerowego do domu, to nie wszystko.

 

              Co zrobić aby firma dobrze prosperowała, a pracownicy mogli pracować komfortowo i równie wydajnie? Jak zorganizować czas pracy zdalnej?

 

              Pracodawco! – Upewnij się czy Twoi pracownicy posiadają urządzenia przystosowane do pracy poza biurem.

 

              Do wdrożenia home office potrzebne są stałe łącza i sprzęt komputerowy. To podstawowy element dla sprawnej komunikacji w firmie i przesyłania danych. Bezpieczne korzystanie z zasobów firmy zapewni połączenie z bezpieczną siecią VPN lub dostęp do Chmury. Być może to również dobry czas, aby zainteresować się wymianą lub sprawdzeniem sprzętu firmowego.

              Warto wdrożyć wśród pracowników podpis elektroniczny. Zapewnia on potwierdzenie autentyczności dokumentów wysyłanych drogą elektroniczną do urzędów i innych instytucji, jest równoważny fizycznemu podpisowi. Dzięki niemu pracownicy, nie opuszczając domu, załatwią wiele spraw. Trzeba się jednak upewnić czy osoby, korzystające z podpisu elektronicznego, mogą z niego korzystać na mobilnych urządzeniach oraz czy w Twojej firmie są dokumenty wymagające tylko jednostronnego podpisu. Należy również zwrócić uwagę na to, czy oprogramowanie, z którego korzysta organizacja, może obsługiwać omawiany elektroniczny podpis.

 

              Zadbaj o komunikację w firmie

 

              Warto zaplanować klarowne zasady komunikowania się zespołów. Stworzyć zdalną listę obecności, rozplanować zadania i spotkania online. Spotkania i komunikacja zespołowa i między zespołowa muszą być rozplanowane w taki sposób, aby nie blokowały i wstrzymywały działań. Dobrze jest również ustalić i wprowadzić jeden komunikator. W razie konieczności rozmów telefonicznych, ze względu na wykonywaną pracę, dobrze jest zadbać o to, aby pracownicy posiadali telefony służbowe i słuchawki z mikrofonem. Zapewnij również pracownikom przestrzeń dyskową, aby, pracując na prywatnym sprzęcie, nie musieli gromadzić na nim materiałów służbowych. Dobre komunikatory posiadają również miejsce na przechowywanie danych w tym skanów i dokumentów.

              Podobnie w elektroniczny sposób można zorganizować księgowość. Może okazać się, że jest ona o wiele łatwiejsza i przyjemniejsza podczas, gdy dokumenty i faktury będzie gromadziło się w formie elektronicznej zamiast zajmującej przestrzeń formie papierowej. Formę i format przesyłanych faktur możesz ustalić ze swoimi dostawcami czy klientami. Pamiętaj, aby wprowadzić elektroniczną formę akceptacji faktur.

 

Rozplanuj cele i obowiązki

 

              Zastanów się i omów z pracownikami cele i zasady pracy na najbliższy okres. Przedyskutujcie zadania i obszary, na których należy się skoncentrować. Rozdziel zadania pomiędzy poszczególne działy. Obmyślcie strategie i plan pracy, uwzględniając obecne obostrzenia i ochronę zdrowia oraz bezpieczeństwo pracowników i klientów. Pamiętaj o wadze i zabezpieczeniu wrażliwych danych osobowych klientów.

              Nie zapominaj o komforcie i samopoczuciu swoich pracowników postawionych przed koniecznością pracy zdalnej i izolacji. Zwróć uwagę czy nie potrzebują oni wsparcia i postaraj się im je zapewnić. Nie każdy może posiadać odpowiednie warunki do pracy w środowisku domowym z uwagi na trudność oddzielenia obowiązków domowych od pracy, czynniki rozpraszające czy trudność w samodyscyplinie. Inni mogą ciężko znosić czas izolacji. Jeszcze inni mogą potrzebować więcej czasu lub pomocy przy opanowaniu nowego oprogramowania czy komunikatorów. Z drugiej strony warto docenić i w miarę możliwości uhonorować premią pracowników, którzy dobrze odnajdują się w pracy zdalnej.

              Czas pandemii nie stanowi przeszkody dla rozwoju firmy i zdobywania doświadczenia przez pracowników. Warto więc zapewnić im szkolenia oraz spotkania online. Z pewnością sprzyjają one odświeżaniu i gromadzeniu wiedzy, budowaniu nowych strategii i powstawaniu nowych rozwiązań. Wpłyną także na integrację, zapobiegając poczuciu odosobnienia i wzmocnią pracownicze więzi.

 

Zachęć pracowników do zapewnienia sobie odpowiednich warunków pracy

 

              Plusem pracy zdalnej jest zaoszczędzenie sporej części czasu, którą tracimy na dotarcie i powrót z pracy, czasem stanie w korkach, lunch i inne. Możemy zyskać trochę czasu, który poświęcimy na przykład na dłuższy sen przed rozpoczęciem pracy, spędzenie go z rodziną lub na własne potrzeby. Zarazem zaoszczędzony czas może przyczynić się do jej efektywności pod warunkiem, że nie zakłócą jej rozpraszające czynniki. Spróbuj przekonać swoich pracowników, aby znaleźli w domu miejsce, które przeznaczone będzie do pracy i będzie odpowiadało warunkom biurowym. Niech więc nie będzie to łóżko czy kanapa, które mogłyby skłaniać do drzemki czy lenistwa, tylko biurko czy stół z krzesłem. Dobrze, jeśli w tym miejscu będą mogły znaleźć się wszystkie sprzęty i przybory niezbędne do pracy, gdyż potrzeba przemieszczania się w ich poszukiwaniu czy w celu skorzystania z któregoś może prowadzić do pokusy oderwania się od obowiązków na rzecz przekąszenia czegoś czy sprawdzenia, co aktualnie leci w telewizji. Oczywiście telewizor w zasięgu wzroku, to również element rozpraszający, a więc lepiej powstrzymać się od jego włączania albo ulokować się z dala od niego. Rozmowy online z włączoną kamerą mogą zmotywować do zachowania biurowego stylu, a przynajmniej do zadbania o swój wygląd, aby nie przyzwyczajać się do pozostania w szlafroku czy pidżamie, które są kojarzone raczej z relaksem i odpoczynkiem. Oczywiście samo użycie kamery nie powinno być wymagane, jednak nawet rozmowa głosowa bez niej jest bardziej komfortowa w odpowiednim ubraniu. O ile nie powinno dać się rozproszyć złodziejom czasu takim jak telewizja, portale społecznościowe czy na przykład gry, to tak jak i w biurze dobrze jest zrobić sobie średnio, co godzinę krótką przerwę na przykład na kawę, wyjście z psem czy rozmowę z domownikami, aby dać oczom odpocząć od komputera oraz rozprostować kończyny i kręgosłup.

           W nawiązaniu do planu pracy, przypomnij pracownikom, aby nie rozwlekali swojego czasu pracy przez robienie sobie długich przerw czy pracę w weekendy. Lepiej zmobilizować się do pracy w czasie, w jakim wykonywałoby się ją stacjonarnie, a później cieszyć się zasłużonym odpoczynkiem.

 

Otwórz drzwi dla nowych rozwiązań i nowych pracowników

 

              Konieczność pracy zdalnej skłoniła do obmyślenia nowych rozwiązań, a zatem pozwoliła przenieść wcześniej niemożliwe zawody do wykonywania poza miejscem pracy do domu. W niektórych przypadkach pokazała, że zwyczajnie można być równie efektywnym, pracując w biurze, jak i poza nim. To sprawiło, że poszerzyły się możliwości rynku pracy, dając zatrudnienie w różnych firmach osobom zamieszkałym daleko od ich lokalizacji w tym też osobom z niepełnosprawnością, dla których praca z domu często jest jedyną możliwością, jak i również rehabilitacją społeczną. W tym przypadku organizacja miejsca pracy może okazać się dużo łatwiejsza niż przystosowanie biura. Oczywiście i w przypadku pracy stacjonarnej i zdalnej jest możliwość skorzystania z dofinansowania na dostosowanie miejsca pracy, jednak przy codziennej konieczności korzystania z pewnych sprzętów i oprogramowania, warto dowiedzieć się czy potencjalny pracownik z niepełnosprawnością korzysta z takich ułatwień, co może usprawnić jego pracę i wyrównać ją z możliwościami innych, pełnosprawnych pracowników.

 

              Praca zdalna wcale nie jest niczym nowym, gdyż niektóre firmy, na przykład handlowe czy w branży IT stosują ją od lat. Jednak to właśnie dzięki pandemii nabrała tempa w rozwoju i zbiera więcej zwolenników. Prognozuje się, że stanie się ona powszechna. Tak, więc plany organizacyjne warto robić z myślą o dłuższym bądź nawet stałym czasie, gdyż może to właśnie w Twojej firmie ten sposób funkcjonowania pracowników stanie się o wiele bardziej wydajny niż praca wykonywana stacjonarnie.

Dodatkowe informacje

QUIZ

Wyznaczanie celów i delegowanie

Wyznaczanie celów i delegowanie – lekcja 2 do odsłuchu

Temat wyznaczania celów jest dość uniwersalny, ponieważ bez względu na to, jakie miejsce w firmie się zajmuje, każdy z nas lepiej realizuje swoje pracownicze obowiązki, kiedy ma je wyraźnie sprecyzowane. Sukcesem już jest w ogóle mieć cele i widzieć postępy w dążeniu do nich, niż w nieskończoność wykonywać rutynową pracę. Wszystko wydaje się być jasne, jednak czy kiedykolwiek ktoś powiedział Ci, na czym warto się skupić i co wziąć pod uwagę, tworząc swój plan działania?

 

Planowanie drogi do celu

 

Na początek warto się zastanowić, jaki cel ma nasza firma oraz nasz szef? Co chce osiągnąć? A następnie te same pytania skierować do samego siebie? Może na tym etapie wyjdzie czy w ogóle jesteśmy zadowoleni ze swojej pracy, kiedy zastanowimy się, jaki tak naprawdę mamy do zrealizowania w niej cel, albo, jakie są pomniejsze cele. Czas przeanalizować swoje zadania lub obecne czy najbliższe działania zespołu i rozpisać je na części pierwsze. Kiedy cel będzie zapisany, łatwiej będzie przypominać sobie, z jakiej pomocy możemy skorzystać, albo odznaczać, to, czego już dokonaliśmy. Cel to nasze zadanie i to, co chcemy osiągnąć. Dobrze, jeśli jest ambitny, ale przede wszystkim musi być realistyczny, taki, który jesteśmy w stanie prędzej czy później, sami lub przy czyjejś pomocy, osiągnąć. W poradnikach, jak i w Internecie znajdziemy wiele propozycji rozpisania celu. Nie narzucam jednak żadnej z form, natomiast proponuję, co warto, aby w tej rozpisce się znalazło.

Określony cel – Napisz, co chcesz osiągnąć, jako Ty lub cały zespół. Może to być na przykład stworzenie nowego produktu albo pozyskanie nowych klientów.

Wyznacz szczegółowe kroki, jakie musisz podjąć, aby osiągnąć cel. Może to być na przykład stworzenie nowego projektu, stworzenie strony internetowej, kampania w mediach społecznościowych, zakup nowego sprzętu, przeszkolenie pracowników. Wszystko zależne od tego, jaki cel zostanie wyznaczony.

Określ obszary działania – wymień miejsca, w których będziesz musiał działać, aby dążyć do zrealizowania celu. Czyli do kogo musisz się zgłosić, gdzie coś załatwić lub kupić, do kogo dostarczyć dokumenty itd. Ten krok pomoże podzielić dążenie do celu na mniejsze odcinki, w których będzie wykonywana praca prowadząca do efektu końcowego. Gdzie musisz trafić z informacją, reklamą, działaniami.

Kto może Ci w tym pomóc – wypisz osoby i instytucje, do których możesz się zgłosić w razie potrzeby pomocy. Napisz, jaką posiadają wiedzę, informacje i możliwości, z których możesz skorzystać. Dużo łatwiej się pracuje, kiedy ma się świadomość, że nie jesteś skazany wyłącznie na siebie podczas realizacji poszczególnych działań.

Za kogo odpowiadasz – określ, kto pomaga Ci wykonać pracę i kim musisz pokierować, komu przydzielić zadania, z kim dzielisz się obowiązkami.

Wymień narzędzia – stwórz listę narzędzi, programów, przedmiotów, których potrzebujesz, aby wykonać zadanie. Gromadząc wszystko lub wiedząc, gdzie to znaleźć i z czego możesz skorzystać, nie będziesz rozpraszał się traceniem czasu, szukaniem niezbędnych materiałów. Narzędziem również może być szkolenie, które musisz odbyć lub samemu przeprowadzić, aby zwiększyć swoje lub innych kompetencje dla lepszych osiągów w pracy. Być może będzie trzeba również wziąć pod uwagę jakąś sumę pieniędzy, która będzie potrzebna, aby pokryć koszty pewnych materiałów czy czyjejś pracy.

Określ czas – wyznacz termin, kiedy cel ma zostać zrealizowany. Jeżeli będziesz posiadał konkretną datę czy godzinę, będziesz bardziej zmobilizowany do pracy

Podpisz się – Niech ta karta nie będzie jedynie anonimową rozpiską. Jeżeli się pod nią podpiszesz, to, tak jak i wyznaczenie konkretnego czasu ukończenia, również podpis zmotywuje Cię do pracy. Poczujesz większą odpowiedzialność za swoje postanowienia i z pewnością odetchniesz z ulgą, kiedy w końcu doprowadzisz sprawę do końca.

 

              W dążeniu do celu, poszukiwaniu ludzi, którzy mogą udzielić wsparcia i osób, które mogą przejąć część obowiązków, warto pamiętać o możliwości delegowania zadań. Kierownik czy menadżer mają swój obszar pracy i aby móc się na nich skupić, mogą część obowiązków zlecić swoim pracownikom.

 

Sposoby delegowania

 

           Zatrudnianie nowych pracowników zawsze kosztuje. Warto, więc zastanowić się, kto jest potrzebny na pełen etat, a kto na jego część. Jeżeli firma posiada już zgraną grupę pracowników, a planowany cel pojawia się jedynie w jakimś obszarze lub jest czasowy i jednorazowy, może warto zlecić zadanie innej firmie. Twoja firma może nawiązać współpracę określoną w zawartej umowie, jednak nie będziesz musiał martwić się formalnościami związanymi z zatrudnieniem nowych pracowników czy zapewnieniem im szkoleń i miejsca pracy. W swoim zespole możesz mieć jedynie kilkoro ludzi, zajmujących się działaniami w poszczególnych obszarach, ale firma zajmująca się konkretną branżą będzie posiadała całą sieć pracowników wyspecjalizowanych w danym, potrzebnym Twojemu celowi temacie. Możesz, więc pozwolić swoim pracownikom zajmować się swoimi dotychczasowymi obowiązkami, nie obciążając ich dodatkowym zleceniem. Dotyczy to także rzeczy, na których Twoja firma nie zarobi, gdyż nie wszystko, co robisz lub co robią Twoi pracownicy ma tę samą wartość. Mowa tu na przykład o fakturach, pisaniu ogłoszeń, tworzeniu baz klientów czy danych. Jeżeli chcesz osiągnąć sukces, podziel obowiązki zgodnie z tym, czym kto najlepiej się zajmuje, aby nie zmuszać siebie lub konkretnego pracownika do zajmowania się czymś, o czym nie ma pojęcia lub nie należy do jego obowiązków, czy po prostu nie przynosi zysku, a zajmuje czas. Zysk przynosi sprzedaż.

              Jeżeli chcesz natomiast wyjaśnić komuś, na czym polega zlecone zadanie, najpierw może spróbuj się sam o tym przekonać. Na przykład sam opracuj działanie, obsługę potrzebnego obszaru danego programu komputerowego, stwórz przykładowy schemat maila, reklamy, tekstu, stwórz wzór faktury itp. Wszystko po to, aby przekonać się, ile czasu dane zadanie może zajmować oraz aby wytłumaczyć, jak chcesz, aby było zrobione komuś, komu je zlecasz lub wdrażasz do nowej pracy.

              Delegowanie zadań to również poszerzanie obszaru możliwości pracowników, sprawdzanie ich kompetencji lub zdolności. Może nagle okazać się, że ktoś jest w czymś lepszy lub bardziej biegły od Ciebie. Nie musi to prowadzić do tego, abyś czuł się zagrożony, a jedynie do tego, abyś mógł zlecić zadania, które zajmują Ci więcej czasu lub pod jakimś względem są kłopotliwe, osobie, która wykona je szybko i dobrze, odciążając tym samym Ciebie, abyś sam mógł zająć się tym, w czym Ty jesteś dobry. Dzięki temu, możesz znaleźć także swojego doradcę lub zastępcę. Zaczynając od niewielkich kroków, na przykład zlecenia zorientowania się, co dzieje się w danym obszarze, poprzez stworzenie raportu, zaproponowanie rozwiązań, opracowanie strategii, po wykonanie całego zadania w całości. Tym samym dajesz komuś możliwość rozwoju, wykazania się wiedzą czy kreatywnością, pozwalasz mu zdobyć nowe doświadczenie. A być może przyczynisz się do jego awansu i rozwoju w firmie. Tak, pewnie możesz zauważyć, że nieco sprzecza się to z powyższą teorią o zlecaniu pewnych zadań osobnej firmie, aby nie obarczać dodatkowymi zleceniami swoich pracowników. Rozplanuj to wszystko tak, aby zlecenie nie było odczuwalne w sposób dodatkowy, a jako jedno z listy zadań w danym czasie.

 

              Podsumowując: Wyznaczanie celów dobrze, aby stało się fizycznym rozpisaniem poszczególnych kroków tak, aby móc widzieć i odznaczać, co już się zrealizowało lub z czyjej pomocy można skorzystać. Delegowanie zadań to odciążanie siebie lub pewnych pracowników, zlecając zadania w danym obszarze tym, którzy poradzą sobie z nimi lepiej lub nie będą prowadzić do poniesienia dodatkowych kosztów. Delegowanie to także dawanie komuś szansy na rozwój oraz szukanie wsparcia dla swojego stanowiska. Powierzanie innym zadań, to też dobry dowód na to, że masz zaufanie do swoich pracowników. Dobrze, jeśli również głośno ocenisz efekty ich pracy.

Dodatkowe informacje

QUIZ

Od rozpisania poszczególnych kroków, możliwości i wyznaczenia czasu realizacji.

Delegując zadania poszczególnym pracownikom.

Wystawianie faktur, tworzenie baz danych, analiza informacji.

Możliwość oceny radzenia sobie z poszczególnymi obowiązkami przez pracownika, które może przełożyć się na dobranie lepszego stanowiska.

Motywacja i zachęcanie

              Nie będzie dla nikogo pewnie zaskoczeniem, jeżeli padnie stwierdzenie, że aby w zespole praca była efektywna oraz by zespół, jak i każda z jednostek była zadowolona i chętna do pracy, potrzebna jest motywacja. Jednak każdy potrzebuje innego rodzaju motywacji, a także z czasem zmienia się nacisk bądź zapotrzebowanie na inny rodzaj motywacji. Co możemy, więc zrobić, aby każdy z pracowników czuł się doceniony i potrzebny, a także miał poczucie spełnienia i sensu swojej pracy?

 

Co motywuje ludzi

 

              Oczywiście najbardziej przyziemnym motywatorem będzie realizowanie potrzeb fizjologicznych. Chodzi tu o takie dobra, jak na przykład ulubiony posiłek, pyszny deser, wypoczynek. Jednak w pracy trudno o nagrodzenie kogoś za świetnie wykonaną pracę jedzeniem albo możliwością dłuższego snu. Takie rzeczy należą już bardziej do sfery prywatnej oraz organizacji własnego czasu. To, co możemy zrobić w zespole, to motywować siebie nawzajem. Chęci do pracy może dodać fakt, że pracę wykonujemy z sensem oraz to, że obok nas są ludzie, którzy mogą nas w każdej chwili wesprzeć w działaniach. Istotny jest lider czy menadżer, którego można prosić o pomoc, radę lub ocenę. Podobnie działa to w drugą stronę, kiedy to ja przyczynię się do pomocy komuś z mojego zespołu. Jednak należy zwrócić uwagę na to, aby pomoc nie stała się za jakiś czas wykorzystywaniem. Dobre serce jednego pracownika może za bardzo przypodobać się drugiemu, a więc lepiej upewnić się, czy każdy na pewno wykonuje należyte obowiązki i zbyt często nie porzuca ich na rzecz innych.

           Udzielanie pomocy albo ścieżka własnej kariery zazwyczaj niesie ze sobą również ambicje. Albo realizowanie się w swojej wymarzonej pracy, albo dążenie do niej, osiągając po drodze inne sukcesy. Każdy krok do tego, jakie stanowisko chcemy osiągnąć, jest ogromnym motywatorem, aby jeszcze bardziej się starać. Jak również efekty naszej pracy, które mówią, że jest ona czemuś lub komuś potrzebna, dają nam motywację do dalszych działań i wpływają na poczucie ich sensu.

              W czasach walki o dobry status, rozwój, zapewnianie sobie najlepszego komfortu życia są pieniądze. One zawsze są dobrym motywatorem. Nie jest wykluczone, że niektórzy z Twojego zespołu czy ogółem mówiąc z Twojej firmy, wykonują swoją pracę niekoniecznie z powołania, ale ze względu na potrzeby zarobkowe. I być może nawet, jeśli świetnie sprawdzają się na swoim stanowisku, to nie zostaną przy swojej posadzie, kiedy nagle pojawi się bardziej korzystna finansowo oferta. Możliwa jest również inna opcja, kiedy pracownik jest związany z firmą, jednak mimo upływu czasu i przypływu doświadczenia, zbyt długo pozostaje przy tym samym wynagrodzeniu, tytule lub pełnionej funkcji. Czasem wszystko inne może być jak najbardziej odpowiednie, jednak motywatorem i zachętą może stać się podwyżka, a czasem to nie wystarczy i pracownik zacznie oczekiwać zasłużonego awansu. Oczywiście obok comiesięcznej pensji, jeszcze większą przyjemność i motywację sprawią wszelkie benefity, dodatki uznaniowe i nagrody z określonych okazji, jak na przykład święta lub za zasługi. Doceniony pracownik z pewnością poczuje się nieprzeciętnie.

              Aby praca była motywacją, musi być ona interesująca. Lepiej będzie się pracowało, wówczas, gdy to, co będzie należało do obowiązków, będzie ciekawe, satysfakcjonujące albo różnorodne. A po za tym, że praca nie będzie stanowiła rutyny, warto więc zadbać o odpowiednie i sprzyjające otoczenie. W firmie może na to wpływać światło dzienne i sztuczne, umiejscowienie stanowiska i dostęp do potrzebnych przyborów i narzędzi. W przypadku pracy zdalnej organizacja miejsca pracy to już kwestia indywidualna oraz zależna od możliwości poszczególnych osób. Sama kwestia komunikacji i przekazywania poleceń musi być przejrzysta. Znacznie łatwiej będzie zaangażować się w pracę, kiedy będziemy mieli jasno określone obowiązki i ułożony konkretny plan. Raczej nikt nie lubi i nie chce pracować, kiedy wokół panuje harmider, a lider wciąż wdraża nowe pomysły bez ukończenia czy podsumowania wcześniejszych.

              Każdy z nas jest indywidualną jednostką i ma sprecyzowane cele, a ponadto poza pracą prowadzi także życie prywatne. W zależności od wieku czy obranej ścieżki potrzebuje czasu na kontunuowanie edukacji, opiekę nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny, albo może dopiero budowanie swojej rodziny. Nagrodą i motywatorem dla takiego pracownika z pewnością stanie się czas. Oczywiście wszelkie nadgodziny wynikające z natłoku obowiązków mogą przekładać się na dodatkowe, należyte wynagrodzenie, jednak mogą zaważać, na jakości wypoczynku i realizowaniu się w życiu poza pracą. Równie sporym utrudnieniem mogą być odległości pokonywane między pracą, a domem, wymóg dostępności pod służbowym telefonem i natychmiastowej reakcji czy konieczność dłuższych wyjazdów lub wydłużenia dnia pracy. Czas poświęcony na wykonywaną pracę, może wpłynąć na jakość edukacji lub wypoczynku. Odległości, pracoholizm czy praca po godzinach nawet w domu może przeszkodzić w budowaniu związku czy rodziny i pogorszyć relacje, nie wspominając już o opiece nad jej członkami, wychowaniu i czasu spędzonym z dziećmi. Czym są pieniądze i awanse, kiedy burzy się przy tym nasze życie prywatne? Kiedy dzieci mówią nam, że nie spędzamy z nimi prawie w ogóle czasu? Dlatego należy szanować czas pracy każdego pracownika. Nie zawsze można pozwolić sobie na zwalnianie pracownika na każdą prośbę, jednak warto pamiętać o należnym urlopie ze względu na opiekę nad członkiem rodziny i o przestrzeganiu norm czasowych w pracy. A delegowanie pracowników na długi okres czy propozycję posady z dala od jego miejsca zamieszkania warto przedyskutować i może zamienić w pierwszym przypadku na szkolenie albo w drugim, o ile jest to możliwe, na zorganizowanie etatu w bliższej okolicy.

              Dzięki pandemii koronawirusa nabrała popularności praca zdalna, która stosowana była już w zasadzie od dawna, jednak dopiero konieczność walki z wirusem i wprowadzone obostrzenia jedne firmy skłoniły, a inne zmusiły do opracowania nowej strategii, która pomogłaby przemienić stacjonarne obowiązki w równie prężnie działające home office. Ten krok wielu pracodawcom otworzył oczy i poszerzył możliwości zatrudniania i realizacji zadań. Dlatego przewiduje się, że nawet po skończonej walce, niektóre stanowiska nadal w pełni lub chociaż częściowo będą mogły pozostać realizowane w formie zdalnej. Możliwość zdalnej pracy to kolejny motywacyjny element, który ma kilka odnóg korzyści. Przy omówionej w poprzednim temacie, odpowiedniej organizacji pracy, może zwiększyć efektywność poprzez zaoszczędzenie czasu potrzebnego na dotarcie i przygotowanie się do pracy, a także pozwoli spędzić więcej czasu z rodziną lub na poświęcenie go na osobiste cele. Osobom ambitnym, rozwijającym się i potrzebującym większych zarobków da szansę na wykonywanie drugiej, równoległej pracy. Albo ułatwi lub umożliwi opiekę nad członkiem rodziny.

 

Jakie czynniki pomogą w motywacji

 

              Mówiąc o narzędziach i sposobach, które mogą przyczynić się do motywowania zespołu lub poszczególnych pracowników, możemy wymienić publiczne i oficjalne nakreślenie celów. Jeżeli plan działań zostanie przedstawiony jasno wraz z tym, co się stanie, kiedy zostanie bądź nie zostanie on doprowadzony do końca, położy on nacisk na chęć lub konieczność pracy. Raczej nikt nie będzie chciał odczuć na sobie konsekwencji niezrealizowanego celu, ale będzie wolał poczuć ulgę i zadowolenie z efektów i ukończenia projektu. Nawet, jeżeli cel nie zostanie jasno przedstawiony przed zespołem lub będzie dotyczył konkretnej jednostki, to ogromną motywacją może stać się opowiedzenie o swoich planach i celach. Znajdzie to odbicie w zainteresowaniu osób, do których skierujemy informacje o naszych poczynaniach. Będą one ciekawe postępów i rezultatów, a więc motywacją będzie to, aby ich nie zawieść, a wręcz zaprezentować się jak najlepiej. Równie dobrą opcją jest pisanie o celach firmy, zespołu czy osobistych w mediach społecznościowych, co również, jak w poprzednim przykładzie, może stać się motywatorem przez zainteresowanie i wsparcie odbiorców.

              Motywacja zależna jest także od dobrej organizacji przełożonego. Kiedy ten będzie przekładał swój stres i pośpiech na swój zespół i poszczególnych jego członków oraz nie potrafił dobrze rozdysponować zadań i żonglował nimi, przekazując i odbierając kolejne polecenia, wpłynie to negatywnie i dezorientująco oraz spowolni pracę, zamiast oddziaływać na jej postęp.

              Wspomniany wyżej czas i zapewnienie sobie jakości życia są również poniekąd elementami przyczyniającymi się do motywacji i efektywności w pracy. Nasz czas pracy i jej efektywność przekładają się na pieniądze, jakie zarabiamy. Nie chodzi tu o to, aby stać się w pracy robotem, który bezwzględnie wykonuje swoje obowiązki, jednak o to, aby mieć głowę wolną od „rozpraszaczy”. A rozproszyć i odciągnąć nas mogą elementy takie jak: przeglądanie social mediów, chaos w pracy czy siedzące w głowie, prywatne problemy. Czyli choćby to, co mamy wymienione wyżej, a więc trudności w ułożeniu sobie związku, czekające na nas dzieci, chory członek rodziny, trudność pogodzenia pracy z edukacją, kłótnia z kimś bliskim czy inne problemy. O ile pewnych rzeczy się nie uniknie, to jednak na pewne mamy wpływ. Więc dobrze wśród swoich obowiązków, czasu, pokonywanych odległości, dodatkowych zajęć przemyśleć, co naprawdę trzeba, a co można wykonać.

              Podobnie jak motywacyjne są tytuły i awanse, równie dobrze motywuje możliwość wpływania na innych i bycia poważanym w zespole. Moment, kiedy czujemy, że jesteśmy potrzebni, a nasze zdanie jest istotne w działaniach zespołu ponownie, jak inne wymienione motywatory, przyczynia się do zwiększenia chęci pracy. Jednak, aby być wpływowym i poważanym, potrzeba trochę aktywności i perswazji. Z innej zaś strony, także przydatne i podnoszące motywację są zespołowe spotkania poświęcone dyskusji nad projektem. Tak, więc i podczas pracy zdalnej, należy pamiętać o wspólnych spotkaniach, aby móc wypromować siebie, swoje działania i pomysły.

              W każdej pracy, pracownik musi być dla pracodawcy ważny oraz powinien się rozwijać. Aby praca nie stała się rutyną, tylko mogła satysfakcjonować, dobrze urozmaicić ją o szkolenia i ścieżki rozwoju takie jak na przykład nowe wyzwania. Podnoszenie kwalifikacji, uzupełnianie wiedzy, wzbogacenie doświadczeń mogą sprawić, że praca wyda się lżejsza, szybsza.

 

              Podsumowując, jako lider lub menadżer dowiedz się, jakie cele i ambicje mają członkowie Twojego zespołu. Wspieraj ich w działaniach, zamiast spowalniać ten proces. Zachęcaj do rozmowy i angażowania się w projekty zespołowe. Staraj się dopasowywać zadania do ich czasu i możliwości. Podkreślaj wagę ich roli. Upewnij się, że ich wynagrodzenie jest adekwatne do wykonywanych przez nich obowiązków, albo czy są na drodze do zasłużonego awansu. Planuj pracę i przedstawiaj cele jasno, tak by nie powodować chaosu.

 

Dodatkowe informacje

QUIZ

Zachęcaniem do dalszych działań i robienia postępów poprzez czynnik satysfakcjonujący pracownika.

Awans, czas, pieniądze, ocena efektów pracy, możliwość pomocy innym.

Zadbać o przejrzysty i zrozumiały przekaz informacji, przedstawić plan pracy, w miarę możliwości zapewnić różnorodność zadań.

Zapewnić mu ścieżkę rozwoju w pracy.

Spotkania zespołu online w celu wymiany informacji, omówienia zadań, jak i luźnych dyskusji dla podtrzymania więzi pracowniczych.

Komunikacja w zespole

           Zespół to grupa ludzi, mająca wspólne cele, do których realizacji razem dąży. Zespół, aby mógł sprawnie funkcjonować, musi mieć swojego lidera, menadżera lub przełożonego, który nadzoruje jego pracę. Podstawą sprawnego działania jest dobra komunikacja.

 

Sposoby komunikacji

 

              Komunikacja i jej sposób wiele mówią innym o nas i naszym ustosunkowaniu do sytuacji, zadania czy innych. A warto podkreślić, że nawet nic nie mówiąc i tak się komunikujemy! Otóż komunikacja może być wyrażana w sposób werbalny i niewerbalny. Ten pierwszy, werbalny – to oczywiście komunikowanie się przy pomocy mowy. Mówimy, co myślimy, wyrażamy to za pomocą słów i ich wydźwięku. Sposób niewerbalny to nasze gesty, mimika, ekspresja, to, czym się posługujemy, aby coś wyrazić, ale również też nasz wygląd i ubiór. Dlatego wracając do wcześniejszego tematu o organizacji pracy zdalnej, oraz swojego miejsca pracy we własnym, domowym otoczeniu, warto zastanowić się nad ubiorem zwłaszcza, kiedy mamy współpracować z innymi przy użyciu kamerek. Kiedy nasi współpracownicy zobaczą nas w szlafroku, pidżamie, podomce albo leżących w łóżku, mogą stwierdzić, że podchodzimy do pracy lekceważąco. I nawet, jeżeli jest to świetnie zgrany, wyluzowany zespół, to jednak dla własnego komfortu i zwiększenia jakości pracy, wypadałoby wyglądać tak, jakby faktycznie się do niej szło. Podobnie jest z pracą stacjonarną. Właśnie, dlatego pewne firmy i instytucje dla wiarygodności, ustosunkowania czy hierarchii narzucają pracownikom uniformy, czyli jednolite stroje, adekwatne i dostosowane do wykonywanej funkcji, będące też ich wizytówką. Albo podobnie osoby pracujące w biurze muszą wyglądać elegancko i zadbanie, aby wzbudzić zaufanie u klienta i być traktowanym poważnie.

              Oprócz ubioru, istotne są również gesty, mimika i zachowanie naszego ciała. Nasza pozycja mówi co nieco o naszym zainteresowaniu sytuacją, gesty zdradzają to, czy się stresujemy, denerwujemy, jaki mamy nastrój. Aż w końcu przechodzimy do wyrażania się za pomocą słów i ich tonu, które również mogę powiedzieć wiele o człowieku, a ich brzmienie może zadecydować o tym czy ktoś będzie chciał z nami współpracować mniej lub bardziej.

 

Czemu służy komunikacja

 

Zastanówmy się, co wyrażamy za pomocą komunikacji:

Przede wszystkim, mówimy to, co czujemy i myślimy

Wyrażamy nasze poglądy

Dzielimy się doświadczeniem

Nawiązujemy kontakty i więzi społeczne

Prezentujemy stosunek do określonej osoby lub danej sytuacji

Uczestniczymy w dyskusji

Kształtujemy swój wizerunek

              Komunikacja będzie wyglądała inaczej w środowisku bliskich czy domowników, a inaczej w środowisku pracowniczym. Należy, więc zważać na to, co i do kogo się mówi. Sposób naszego wyrażania się będzie decydował o stopniu chęci współpracy z nami. To, co przekazujemy, jest jeszcze ważniejsze. Warto więc przemyśleć prezentowane poglądy, aby brzmiały one tak, by inni chcieli nas słuchać i aby używać argumentów, wyjaśnień, ale nie narzucać nikomu swojego zdania, gdyż to może prowadzić już do konfliktów. Często również powtarza się, aby domowe sprawy pozostawiać poza drzwiami naszej pracy i skupić się na tym, co tu i teraz. Oczywiście przy pracy zdalnej będzie to trudniejsze, gdyż domownicy i domowe sprawy mogą być w zasięgu ręki. To ponownie podkreśla wagę znalezienia sobie jednego miejsca przeznaczonego do pracy i podkreślenia domownikom znaczenia swojego czasu pracy.

              Różni pracownicy mogą komunikować się w różnym stopniu. Niektórzy mogą być introwertykami, który świetnie będą wywiązywali się ze swoich zadań, jednak w zespole nie będą zabierali specjalnie często głosu, albo wręcz będą stresować się samą koniecznością uczestnictwa w spotkaniach zespołu, a za to będzie im bardziej odpowiadała inna forma. Tutaj duża jest, więc rola menadżera, aby próbował on motywować takie osoby do zabrania głosu, na przykład poprzez pytania, co o czymś sądzi, jakie ma zdanie na ten temat, czy ma jakiś pomysł itp. Z drugiej strony nadmierna aktywność innych członków zespołu musi być poniekąd kontrolowana, tak, aby nie zabrali oni czasu i chęci wypowiedzi innym.

 

Jak przyczynić się przez komunikację do efektywnej pracy zespołu

 

              Warto przyjrzeć się strukturze pracy zespołu i jego współpracy z innymi jednostkami, czyli ustrukturyzować to, kogo mamy nad sobą, pod sobą, jakich klientów i kto nami kieruje. Następnie trzeba określić, kto jakich informacji od nas wymaga i jak często się komunikujemy. O ile zespół pracuje ze sobą cały czas, to kierownik, zleceniodawca, być może sponsor, klient będzie komunikował się z nami rzadziej. Nie każdy będzie wymagał od nas takiej samej ilości i szczegółowości informacji, a więc należy określić, co i do kogo kierujemy. To w zespole podejmowane są decyzje i działania, a na przykład klient chce dostać już gotowy produkt, zaś kierownik będzie oczekiwał jedynie skróconego raportu z działań. Im wyżej w hierarchii firmy jest dana osoba, która wymaga od nas jakichś informacji, tym w bardziej ścisłej formie będzie ich potrzebowała. Przekazywanie wszystkim wszystkiego będzie tworzyło tak zwany szum informacyjny, zawierający zbędne lub nadmierne treści.

              W komunikacji ważna jest również forma. O ile najłatwiej jest rozmawiać, ponieważ mowa niesie za sobą przekaz również emocjonalny, a także łatwiej na bieżąco tłumaczyć, argumentować i dyskutować, to duża część z przekazu ustnego bez jego zapisania może umknąć. Warto, więc robić notatki czy w jakikolwiek sposób dokumentować pisemnie naszą pracę, aby łatwiej było do poszczególnych wątków później wrócić.

              Szybkość komunikacji zapewni nam polityka otwartych drzwi. To sposób, w którym podwładni w każdej sytuacji mogą porozmawiać z przełożonym i przekazać mu wszelkie informacje. Inną możliwością jest podwójny feedback, czyli sposób wymagający zwrotu informacji. Na przykład, kiedy przełożony zleca zadanie pracownikowi, pracownik musi przedstawić, to, w jaki sposób zadanie zrozumiał czy później wykonał. Lub odwrotnie, przełożony mówi, jak zrozumiał wykonane przez pracownika zadanie. Taka komunikacja pomoże uniknąć swojego rodzaju zakłóceń czy nieporozumień.

              Istotna jest budowa i znajomość budowy zespołu, kiedy wiemy, kto jaką zajmuje pozycję, co należy do jego obowiązków, wiemy, do kogo się zgłosić w razie pytań i kto będzie posiadał takie informacje.

 

Narzędzia komunikacji

 

              W zależności od systemu pracy zespołu, trzeba dobrać dogodną opcję komunikacji i współpracy. W przypadku pracy zdalnej dostępnych jest coraz więcej komunikatorów i aplikacji rozbudowanych w opcje wspomagające wspólną pracę. Jeżeli do stworzenia jest jakiś projekt, to łatwiej będzie na przykład zastosować udostępniony dokument google, do którego każdy będzie miał wgląd i będzie mógł go swobodnie edytować, niż pisać na czacie, gdzie pewne decyzje w sprawie projektu będą zmieszane z luźną dyskusją, aż do powstania tasiemca, z którego trudno będzie odkopać istotne treści. W innych przypadkach, niektóre aplikacje umożliwiają tworzenie odrębnych notatek i folderów, do których w uporządkowany sposób można wrzucać pliki. Może się to okazać dużo łatwiejsze niż wysyłanie poszczególnych dokumentów i poleceń w osobnych mailach. Podobnie powinno się ustalić formę informacji wspólnej dla wszystkich odnośnie list obecności czy wniosków w sprawie urlopu i innych.

 

              Podsumowując, wszystko, co mówimy, robimy wobec innych i jak podczas interakcji wyglądamy, stanowi naszą komunikację. Dobrze więc zważać na to, jaki tworzymy własny wizerunek, gdyż to będzie decydowało o podejściu do nas przez innych. Dobrze jest zorientować się w położeniu swojego zespołu wobec innych jednostek, z którymi w jakiś sposób współpracujemy i określić stopień i formę przekazywania im informacji. Warto opracować plan przebiegu komunikacji względem korzystania z konkretnych komunikatorów, programów i aplikacji, tak, aby ta była przejrzysta dla wszystkich.

 

 

Dodatkowe informacje

QUIZ

Dzieleniu się doświadczeniami, przekazywaniu komunikatów, okazywaniu stosunku do danej osoby i sytuacji, przekazywaniu emocji.

Nadmiar informacji, utrudniających wyodrębnienie informacji istotnych i prawdziwych.

Rozwiązywanie konfliktów

Na początek zajmijmy się pojęciem konfliktu. Czym jest konflikt, kiedy występuje i w jakich formach? Czy w Twoim zespole konflikt miał już miejsce? Oczywiście miejmy nadzieję, że nie. Jednak konflikty są nieuniknione i lepiej się na nie przygotować oraz obrać dobrą strategię ich rozwiązania.

 

Co może być przyczyną konfliktu?

 

              Konflikty mogą powstawać przez nierówny przepływ danych, na przykład wówczas, gdy informacje w firmie, dziale czy zespole docierają do jednych szybciej, do innych z opóźnieniem czy przez inne źródła albo przekaz treści jest zróżnicowany. W końcu ktoś z członków może poczuć się w pewien sposób poszkodowany, pominięty i zacząć domagać się równego dostępu do informacji. Podobnie jest z nierównym traktowaniem, kiedy to jeden z pracowników zauważa faworyzowanie, docenianie drugiego, któremu łatwiej pnie się po szczeblach kariery zawodowej. Konflikt może wystąpić także w momencie, kiedy nie są jasno określone pozycje i zadania w firmie, a więc na tle wartości. I przede wszystkim wtedy, kiedy zespół jest źle dograny i nie potrafi ze sobą współpracować na przykład przez różnice poglądów.

              Jeżeli za konfliktem nie stoją bezpośrednio ludzie i ich poglądy czy wartości, to przyczyną może być czas i natłok zadań oraz słaba organizacja. Do tego można dołożyć także stres lub zmniejszoną liczbę obecnych pracowników w przypadku urlopów, chorób, delegacji i innych nieobecności, kiedy na mniejszą liczbę pracowników nadal przypada duża ilość pracy.

 

Typy konfliktów

 

              Konflikt można ocenić nie tylko pod kątem tego, czego lub kogo on dotyczy, ale również z uwagi na to, jak on przebiega. Różne spory mogą wymagać różnej interwencji. Zanim zaczniesz działać, oceń najpierw swoje położenie wobec tego konfliktu oraz jego skalę.

              Najprostszym etapem, który niekoniecznie musi jeszcze powodować konfliktu, jest po prostu problem, który wymaga rozwiązania. Może to być dodatkowe zadanie czy dodatkowy obowiązek na krótki czas, albo brak pracownika, którego trzeba zastąpić. Rzecz wymagająca dyskusji i działania. Konflikt rodzi się w momencie, kiedy problem zaczyna prowadzić do niezgody. Pracownicy nie chcą dojść do porozumienia, nikt nie chce, bądź nie ma czasu, przejąć dodatkowych zadań, zastąpić kogoś lub zwyczajnie pojawia się w jakiejś kwestii sprzeczność. Nie musi to jednak być nic wielkiego.

              Sytuacja zaostrzać zaczyna się w momencie, kiedy pracownicy rozpoczynają ze sobą rywalizację. Strona przeciwko stronie, kto lepszy, kto zrobi więcej, kto lepiej się zaprezentuje, kto otrzyma awans lub podwyżkę itd., po czyjej stronie jest racja. Może to być kwestia albo pomiędzy jednostkami, albo pomiędzy zespołami. A im więcej zaangażowanych, tym większy bałagan. Gra toczy się bardziej nie o rozwiązanie problemu, a o zwycięstwo. Bitwę o rację możemy trafnie określić krucjatą, polegającą na przeciągnięciu jak największej ilości pracowników na swoją stronę, bo im większe poparcie, tym większa szansa na zwycięstwo albo liczba ludzi opowiadających się po jednej stronie i jej racją. W końcu dochodzimy do wojny, oczywiście przysłowiowej wojny, jednak sęk w tym, aby zniszczyć przeciwnika. Na przykład, kiedy ktoś wyjątkowo zaszedł pracownikowi/pracownikom za skórę, nie wykonuje obowiązków, zrzucając je na innych, nie chce współpracować, zdaje relację przełożonemu z tego, co dzieje się w zespole, aby zdobyć jego przychylność czy inne korzyści.

 

Po czym poznać pierwsze symptomy konfliktu?

 

              Jako menager bądź lider, powinieneś kontrolować sytuację i obserwować relacje i pracę w zespole. O ile w pracy stacjonarnej jest to dużo łatwiejsze, to nie jest to niemożliwe w przypadku pracy zdalnej. Symptomy, że coś może być nie tak, można zaobserwować choćby po zmianie treści maili, kiedy zaczynają one brzmieć w sposób bardziej stanowczy, dyplomatyczny albo roszczeniowy. Również podczas spotkań online, wówczas gdy rozmowy zaczynają z luźnych i swobodnych stawać się bardziej sformalizowane, pracownicy niechętnie wymieniają się zdaniami albo w ogóle ze sobą nie rozmawiają. Aż po konkretne informacje bezpośrednio od pracowników, mówiące o problemie czy pewnego rodzaju niechęci.

 

Jakie podjąć kroki aby zapobiegać konfliktom?

 

              Przede wszystkim postaraj się zadbać o to, aby Twój zespół był odpowiednio dobrany, a zadania rozdzielone adekwatnie do umiejętności i stanowisk pracowników. Poznaj swoich pracowników i przekonaj się, w czym są dobrzy. Nie zlecaj im na głowę wielu zadań, kiedy nie uporali się z jednym, gdyż wielozadaniowość niekoniecznie wpływa na efektywność, ale za to może powodować frustrację. Upewnij się, czy ktoś nie potrzebuje wsparcia lub czy praca z jakiegoś powodu nie jest spowolniona. Upewnij się także, czy pracownik ma warunki i odpowiedni sprzęt do sprawnej pracy zdalnej.

              Jako lider zespołu, możesz najprostszym sposobem użyć władzy i zadania pracowników postawić jako pierwszorzędne ponad wszelkimi niezgodnościami. Jednak nie ma sensu zamiatać problemu pod dywan, gdyż udawanie, że się go nie widzi, może wywołać niechęć do pracy i rozpad zespołu. Lepiej wejść w rolę mediatora i znaleźć czas na indywidualne rozmowy z osobami zamieszanymi w konflikt. Oczywiście istnieje ryzyko, że każda ze stron będzie próbowała przekonać Cię do swoich racji, warto więc być czujnym i asertywnym, wysłuchać wszystkich i zastanowić się nad rozwiązaniem. Czasami mediacje będą wymagały kilku spotkań lub konflikt może osiągnąć poziom potrzebujący wsparcia z zewnątrz. Możesz także, o ile jest to możliwe, zorganizować spotkanie, gdzie każda ze stron będzie mogła wspólnie omówić, w czym tkwi problem i razem spróbujecie dojść do konsensusu. Może jednak okazać się, że strony nie będą chciały podjąć wspólnie tematu, a więc warto będzie jednak wrócić do opcji indywidualnych konsultacji. Prowadząc takie spotkanie, zapanuj nad nim, aby rozmowa nie opierała się głównie na emocjach, tylko aby każdy mógł przedstawić konkrety, mówiąc o tym, co jest nie tak i czego oczekuje. Rób notatki, porównuj je, analizuj je, sam nie daj się ponieść emocjom. Bądź obiektywny i nie rozstrzygaj konfliktu samemu, wskazując winnych. Spróbuj zaproponować swoje rozwiązanie i wysłuchaj reakcji stron. Może pozwoli to zrobić krok naprzód.

 

W jaki sposób rozwiązać powstały konflikt?

 

              Jeżeli zauważasz jakiś problem, oceń jego skalę. Może nie będzie on wymagał Twojej ingerencji i nie ma potrzeby się w niego mieszać i wystarczy, że się wycofasz lub ustąpisz. Zachowaj jednak czujność. Jeżeli sytuacja doprowadza do sporu, a Ty jesteś pomiędzy lub po jednej stronie, spróbuj załagodzić ją, szukając wspólnego celu. Może drogą znalezienia wspólnych intencji czy powiązań, da się dojść do jednego rozwiązania. Kiedy strony nadal upierają się przy swoich racjach, najbardziej uniwersalnym rozwiązaniem będzie pójście na kompromis. Założenie jest takie, że każdy choć w połowie będzie zadowolony. Racja nie pozostanie po jednej stronie, ale przynajmniej ustalenie pewnej wersji doprowadzi do ugody. Nie jest to najlepsze rozwiązanie, jednak w miarę szybkie, kiedy konflikty działają na niekorzyść i spowalniają prace firmy. Zdarzają się też sytuacje, kiedy decyzja musi być podjęta już i nie ma czasu na dyskusje i spory. Jeżeli odpowiadasz za pracę zespołu możesz zażądać, że „coś ma być zrobione i koniec!”, a dopiero później poświęcić czas na wyjaśnienia, dlaczego tak musiało być. Staraj się jednak szybciej reagować na konflikty, by nie doprowadzać do tego ostatecznego rozwiązania, gdyż może to odcisnąć piętno na wizerunku Twojej osoby i niechęć współpracy z Tobą. Najwygodniej jest więc znaleźć czas na omówienie problemu, ale przy zachowaniu bezpieczeństwa, aby nikt nie ucierpiał i nie poczuł się poszkodowany. Dobrze więc popracować nad asertywnością i umiejętnością słuchania, tak by wspólnie wypracować drogę do ugody.

 

              Aby być dobrym liderem, powinieneś skupić się nie tylko na zadaniach i progresie firmy, ale również na relacjach pracowniczych. Prędzej czy później zawsze musi dojść do sporu, a lepiej umieć na niego odpowiednio zareagować niż udawać, że go nie ma. Jeżeli pracownicy będą mogli mieć w Tobie oparcie i liczyć na Twoją pomoc, praca będzie dużo bardziej przyjemna i efektywniejsza. Poznaj swoich pracowników i podchodź do nich indywidualnie. Interesuj się ich samopoczuciem, stanem zdrowia i komfortem w pracy. Daj znać, że jesteś otwarty na ich potrzeby, pomysły i jesteście jednym teamem. Do konfliktów podchodź obiektywnie i wspieraj pracowników w szukaniu kompromisów i rozwiązań.

 

Dodatkowe informacje

QUIZ

Dążenie do awansu i poważania wśród współpracowników. Walka o klienta.

Na przeciągnięciu jak największej liczby pracowników na swoją stronę i obrona „swoich”.

Zmiana treści maili na bardziej dyplomatyczny, roszczeniowy, niechęć do siebie pracowników, niechęć do wykonywania pewnych obowiązków.

Opcja rozwiązania konfliktu w sposób przynajmniej częściowo zadowalający każdą ze stron.