Moduł I

Różnice miedzy pracą stacjonarną a zdalną

Wstęp do odsłuchania

Różnice pomiędzy pracą stacjonarną, a zdalną są dość zasadnicze. I tak na przykład model zdalny w przeciwieństwie do „biurowego” polega przede wszystkim na wykonywaniu różnego rodzaju zadań, powierzonych nam przez pracodawcę, poza siedzibą firmy – może to być na przykład mieszkanie danego pracownika, aczkolwiek niekoniecznie. Do jednego z największych atutów telepracy zaliczyć należy właśnie fakt, iż można wykonywać ją praktycznie z każdego dowolnego miejsca na ziemi, gdziekolwiek i jakkolwiek jest nam wygodnie. Wyniki pracy natomiast wysyłane są przez Internet, a wszelki kontakt odbywa się za pośrednictwem telefonu, poczty e-mail, jak też różnego typu komunikatorów. Taki rodzaj zatrudnienia nie jest być może odpowiedni dla realizacji każdego dowolnego zawodu i pewnie nie każdy pracownik się w nim odnajdzie, nie mniej jednak dla znacznie większego grona osób jest to niewątpliwie wręcz doskonały sposób zarobkowania, w którym tkwi naprawdę olbrzymi potencjał. Nie trzeba bowiem tracić czasu na dojazdy do pracy autem, irytujące stanie w korkach, bądź też na podróże środkami komunikacji miejskiej, co z kolei w przypadku pracy stacjonarnej oczywiście jest nieodzowne.

Dostępność

Pobierz lekcję w PDF
Dostępność – lekcja 1 do odsłuchania

E-praca, czyli praca zdalna to w obecnym czasie najnowszy trend na globalnym rynku zatrudnienia. Dlaczego i z jakich powodów decydują się na nią miliony ludzi na całym świecie oraz na czym dokładnie polegają podstawowe różnice między tym konkretnym rodzajem wykonywania obowiązków służbowych, a standardowym? O tym właśnie będzie traktował ten punkt.

Przede wszystkim zacząć należy od tego, iż w odróżnieniu od typowej pracy stacjonarnej, gdzie zwykle obowiązuje raczej tryb ośmiogodzinny (bądź też na zmiany), system zdalny niesie ze sobą o wiele większą elastyczność, związaną chociażby właśnie z nienormowanym czasem pracy, co w dosłownym tłumaczeniu oznacza po prostu tyle, iż mamy tu do czynienia z bardzo szeroką rozpiętością tego czasu, którym dysponujemy. Tzn. konkretnie rzecz ujmując, najczęściej jest to przedział od godz. 6:00 rano aż do 22:00 wieczorem, a w niektórych branżach i przy niektórych projektach nawet 24-godzinny, co de facto stwarza doskonałą sytuację i swobodę działań. Taki, a nie inny rodzaj wypełniania obowiązków służbowych jest wręcz idealną opcją – szczególnie dla określonych grup, takich jak na przykład chcący sobie dorobić studenci, tudzież młodzi rodzice, którzy nie zamierzają rozstawać się ani z pracą zawodową ani tym bardziej z dziećmi lub dzieckiem, dzięki takiemu właśnie trybowi pracy w międzyczasie i o dowolnej porze mają możliwość zrobienia sobie przerwy, w trakcie której mogą przygotować obiad, nastawić pranie, zrobić zakupy, zająć się dzieckiem etc.

Model pracy zdalnej posiada oczywiście cały szereg innych zalet, spośród których jednak najbardziej kluczowymi i mającymi największe znaczenie są niewątpliwie zaoszczędzony czas, (odpadają nam bowiem czynniki takie, jak: wczesno poranne godziny rozpoczęcia działań typu przygotowanie odpowiedniej garderoby, konieczność dojazdu do potencjalnego miejsca/siedziby firmy oraz generalnie wszystko, co z przymusem pokonania dystansu się wiąże), jak również, a może przede wszystkim, szeroko rozumiane elastyczność i komfort. Komfort wynikający choćby z faktu, iż pracując np. we własnym mieszkaniu lub też gdziekolwiek indziej poza biurem, a tym samym nie będąc zobligowanymi ani ograniczonymi żadnymi konwenansami ani normami, możemy w zasadzie dowolnie i pod każdym względem przystosować do swoich potrzeb oraz stworzyć sobie jak najbardziej optymalne warunki na obszarze, w którym daną pracę wykonujemy.

W przypadku tradycyjnego modelu pracy w biurze, czas naszego urzędowania uzależniony jest zwykle od godzin funkcjonowania danego biura – standardowo jest to zakres pomiędzy godziną 8:00 a 16:00, natomiast pracując zdalnie sytuacja ma się na ogół zupełnie inaczej. Choć też nie zawsze i nie w każdych okolicznościach. Istnieją osoby, dla których konieczność wstawania o wczesnych godzinach porannych stanowi prawdziwy koszmar, i dla nich właśnie możliwość rozpoczynania pracy o dowolnie wybranej porze (w stylu „im później, tym lepiej”:) jest ogromną wygodą i ulgą. Ale są również tacy, którzy kierują się zasadą „im wcześniej zacznę, tym wcześniej skończę”, dzięki czemu zostanie więcej czasu na spędzenie go z bliskimi, bądź też wykonanie różnych innych czynności: od takich, które sprawiają nam radość do tych, które wykonać musimy.

Pierwszy typ osób to z natury raczej „leniuszki”, preferujące dość luźny styl – piżama lub dres – i mające zwyczaj pracować w łóżku, fotelu lub na wygodnej kanapie. Z kolei druga grupa osób zdecydowanie woli stworzyć sobie coś w rodzaju namiastki domowego biura, w ramach którego będzie potem funkcjonować. Dlatego wstając rano, pierwsza rzecz, o jaką dba to swój wygląd, który powinien być schludny, a zarazem wygodny. W następnej kolejności zaparzy sobie kawę, po czym zamykając drzwi w wydzielonym do tego celu pokoju, usiądzie przy biurku, uruchomi swój laptop oraz telefon, i w ten oto sposób rozpocznie swój zwykły roboczy dzień.

Na koniec, jako rzecz bardzo istotną, należy dodać jeszcze, iż – w przypadku zarówno trybu zdalnego, jak też stacjonarnego – godziny pracy często uzależnione są również od wykonywanej profesji. I tak na przykład osoby pracujące stacjonarnie we wszelkiego rodzaju urzędach, które to funkcjonują zazwyczaj w ściśle określonych godzinach (najczęściej 8:00-16:00), tudzież branżach, jaką jest chociażby Call Center (tak stacjonarnie, jak i zdalnie), muszą oczywiście dostosować swój grafik do z góry narzuconych godzin, w których to kontaktują się telefonicznie z potencjalnymi klientami. Podczas gdy tymczasem osoby wykonujące tzw. wolne zawody, do których należą freelancerzy, a więc na przykład graficy komputerowi, informatycy lub programiści, nie są już zobligowani tego typu ograniczeniami, za sprawą czego na ogół mogą pozwolić sobie na zdecydowanie większą swobodę w kwestii luźniejszych godzin pracy i wykonywać swoje służbowe zadania w dowolnie wybranym przez siebie czasie – niezależnie od pory dnia ani nocy. Byleby zmieścić się tylko w ewentualnie wyznaczonych przez szefa terminach, które notabene mają najczęściej miejsce.

Dodatkowe informacje

Różnica pomiędzy wirtualną, zdalną a stacjonarną asystentką
Praca zdalna, home office i praca stacjonarna - podobieństwa i różnice
Rozliczanie z pracownikami za efekty - czy to się opłaca?

QUIZ

58% badanych przez pracuj.pl stwierdziło, że ruchome godziny pracy

28% – możliwość łączenia obowiązków zawodowych z pracą

9% – zadaniowy model pracy

5% – mniej kosztów wydanych na dojazdy i jedzenie poza domem.

Dane pochodzą z tego samego badania:

42% – brak kontaktów międzyludzkich „na żywo”

28% – ruchome godziny pracy

28% – czyli tyle samo osób uważa, że możliwość łączenia obowiązków zawodowych z pracą, bo to osłabia kreatywność w pracy

2% inne, wśród których wymieniano staranną poranną toaletę, przebywanie w drodze z pracy z innymi ludźmi, brak chęci o dbanie o siebie, czyli sprawy bezpośrednio niepowiązane z wykonywaniem obowiązków zawodowych.

Rozproszenie zawodowe osób, które nie potrafią się zorganizować i przeciągają wykonywanie zadań, porządkując dom, robiąc pranie, gotując obiad, idąc na spacer w dziećmi a potem pracują po nocach. Chęć odpuszczenia sobie pracy, która później kumuluje się a musi być wykonana, bo z tego jesteśmy rozliczani. Niekiedy lęk przed podejmowaniem decyzji bez biegania do przełożonego.

W BPO do podobnych zachowań pracowników podchodzimy następująco: uczymy ich rutyny, systematyczności wykonywania zadań. Ustalamy zadania „na dziś” i respektujemy ich wykonanie. Ustalamy też godziny pracy i tuż przed końcem przełożony oczekuje sprawozdania wraz z efektami, czyli np. wykonanym wykresem, analizą itp. „Nowi” szybko przystosowują się do warunków pracy i stają się samodzielni i systematyczni.

Zbytnie uzależnienie od kolegów i przełożonych, brak samodzielności, dla osób towarzyskich problemem jest stałe bieganie na kawę, by zamienić choć kilka zdań z osobami w biurze, brak umiejętności koncentracji – jeśli kilka osób pracuje w jednym pomieszczeniu. Czasem życie towarzyskie przeszkadza w wypełnianiu podstawowych zadań. Jest jeszcze druga strona – zespół nie zawsze zgrywa się i czasem powstają grupy, co generuje konflikty. Pracując zdanie, nie jesteśmy narażeni na wzajemne podgryzanie się, dokuczanie sobie, słowem atmosfera jest spokojniejsza.

Przede wszystkim umiejętność samodzielnego planowania i wykonywania pracy, większą samodzielność w podejmowaniu decyzji, podniesienie kreatywności. Umiejętność takiego łączenia obowiązków zawodowych z codziennymi, by nie przeszkadzały sobie, a wzajemnie się wspierały, czyli umiejętność efektywnego wykorzystania czasu. W krótkim czasie każdy z pracowników staje się mistrzem planowania!

Powrót

Umiejętności

Pobierz lekcję w PDF
Umiejętności – lekcja 2 do odsłuchania

W kwestii ogólnych zasad pracy zdalnej, podejście do wykonywania jej – tak aby była jak najbardziej produktywna i efektywna – wymaga od nas zupełnie innego zestawu cech charakteru i predyspozycji niż praca w standardowym „biurowym” stylu. Pracownik zdalny powinien być komunikatywny, z łatwością i swobodą poruszać się w zakresie nierzadko dość specyficznych norm i zasad, jak również wykazywać duży stopień autokontroli oraz zaufania do drugiej (często zupełnie obcej i nigdy niewidzianej) osoby. Oprócz tego powinien on mieć umiejętność jak najefektywniejszej organizacji, wykazywać się przy tym determinacją, systematycznością oraz bezwzględnie samodyscypliną. Bądź co bądź przecież w domu nie mamy nad sobą szefa, który stale monitoruje wszelkie nasze działania. Poza tym praca w środowisku domowym musi być oczywiście równie wydajna jak stacjonarna.

Tryb pracy zdalnej często jest nawet bardziej efektywny od tradycyjnej, czyli biurowej. Badania wskazują, iż pracownicy zdalni, wbrew pozorom, szybciej wykonują powierzone im obowiązki, niż zatrudnieni w stacjonarnym biurze, którzy to siłą rzeczy narażeni są na różnego rodzaju czynniki rozpraszające uwagę, w rodzaju na przykład rozmów z siedzącymi przy sąsiednich biurkach kolegami i koleżankami. Jednak nie to jest tutaj istotą, w tym punkcie pomówimy bowiem o umiejętnościach. Umiejętnościach, jakie powinien posiadać potencjalny kandydat ubiegający się o pracę w biurze lub w domu, która to najczęściej polega głównie na obsłudze różnego rodzaju urządzeń elektronicznych, takich jak: komputer, tablet, smartfon, kserokopiarka, fax, skaner itp. Ale urządzenia to jedno, a oprogramowanie to drugie.

Zasadniczo rzecz biorąc, posiadane umiejętności tak naprawdę w przeważającej mierze uzależnione są od zdobytego wcześniej doświadczenia oraz wykonywanych konkretnie zadań. Są jednak pewne programy, których obsługa – przynajmniej w wersji podstawowej – powinna stanowić absolutne must-have. Oprócz obsługi przeglądarek internetowych należą do nich na przykład: pakiet Office lub choćby jego najistotniejsze elementy, czyli Excel i Word, komunikatory typu Skype lub Slack, platforma społecznościowa Bitrix24, czy też doskonały program do zarządzania zespołem i zadaniami Asana oraz wiele innych, już bardziej ukierunkowanych, w zależności od branży, w jakiej pracujemy i zajmowanego przez nas stanowiska.

Niebagatelne znaczenie ma znajomość środków współczesnej technologii. Można śmiało powiedzieć, że obsługa popularnych programów i aplikacji jest dzisiaj absolutnie niezbędna – w szczególności przy pracy zdalnej, ale nie tylko. Rzecz jasna pozostaje jeszcze kwestia znajomości Internetu i surfowania po sieci, które oczywiście również nie powinno stanowić żadnych tajemnic i najlepiej mieć je opanowane do perfekcji. Jeśli na przykład obsługa któregoś z urządzeń albo programów stanowi jednak pewną barierę i problem, osoba taka kandydująca na dane stanowisko powinna wykazać przynajmniej otwartość i chęć do zapoznania się z tym konkretnym narzędziem.

Aby otrzymać pracę na przykład biurowej asystentki, trzeba spełnić wymagania, takie jak: doskonała organizacja czasu, perfekcyjna znajomość wybranego języka, nienaganna kultura osobista i minimum dwuletnie doświadczenie. Nad konkretnym projektem, tudzież zleceniem, może pracować cały zespół – nie tylko asystentki, lecz również pracownicy operacyjni oraz doświadczeni managerowie. Generalnie nie ma zatem zadań niemożliwych do zrealizowania, a poziom trudności powierzonych tematów nie powinien mieć większego wpływu na czas ich realizacji.

PS: Narzędzia do pracy szerzej omówione będą nieco dalej.

Dodatkowe informacje

Czym rózni się telepraca od home office?
Przykłady stanowisk i wykształcenia w odniesieniu do pracy zdalnej

QUIZ

Są to zwykle umiejętności nabyte podczas pracy stacjonarnej. Najistotniejsza jest samodzielność, kreatywność. Ważna jest dobra obsługa programów komputerowych, umiejętności komunikacyjne, sprawność w rozwiązywaniu problemów.

Szczególnie istotna jest sprawne posługiwanie się pakietem MS Office, szybkie aplikacjami Asana czy Britix24 oraz poruszanie się po Social Media, Skypie czy Slack. Resztę można przyswoić już podczas pracy.

Najbardziej pożądaną formą pracy jest praca freelancera, czyli rozliczanie się z wykonywanych zadań przez kreatywnych ludzi takich jak graficy, copywriterzy, kompozytorzy, edytorzy tekstów, opiekunowie stron internetowych (moderatorzy, administratorzy).

Systematyczność, komunikacja, elastyczność.

Kadrowa, asystentka, rekruter itd.

Powrót

Wykonywanie zadań

Pobierz lekcję w PDF
Wykonywanie zadań – lekcja 3 do odsłuchania

System pracy stacjonarnej znany jest chyba dobrze nam wszystkim, dlatego w tym konkretnym punkcie chciałabym skupić uwagę przede wszystkim na drugim aspekcie, którym jest model zdalny oraz na różnicach istniejących pomiędzy nimi dwoma.

Jak ogólnie wiadomo, w obecnych czasach w sposób zdalny możemy realizować już bardzo wiele różnego rodzaju profesji, jednak najwięcej ofert na tym obszarze związanych jest z branżą IT, marketingiem oraz reklamą. Ale to oczywiście nie wszystko, albowiem rynek pracy zdalnej jest dzisiaj o wiele bardziej rozległy i szeroko dostępny. Telepraca doskonale sprawdza się w przypadku ludzi z inicjatywą, nie bojących się nowych wyzwań i potrafiących myśleć oraz działać w sposób samodzielny. Szczególnie polecana jest przedstawicielom wolnych zawodów, tzw. freelancerom, realizującym projekty na zlecenie, najczęściej specjalizującym się w konkretnej dziedzinie. Za sprawą tego właśnie modelu pracy możemy więc także projektować np. grafiki, tworzyć strony internetowe, pisać teksty na zamówienie, prowadzić profile firm w mediach społecznościowych, zajmować się komunikacją PR, pozycjonowaniem stron, udzielać lekcji języków obcych przez Skype lub inne komunikatory, świadczyć usługi konsultingowe, ale również pełnić funkcję osoby pracującej w branży telemarketingowej, programisty, asystentki biurowej, bądź nawet managera.

Dzięki szeroko rozwiniętej komputeryzacji oraz dostępowi do Internetu wszystko to jest dzisiaj możliwe – i co niezwykle istotne – także dla osób, które z jakichś powodów nie mogą lub nie chcą wychodzić zbyt często z domu. W związku z czym więc taki rodzaj wykonywania obowiązków służbowych jest dla nich rozwiązaniem wręcz idealnym.

Jednym z dodatkowym atutów takiego modelu pracy naturalnie jest również to, że pracownik zdalny ma w zasadzie nieograniczony wpływ na tryb oraz harmonogram realizacji powierzonych mu zadań, ponieważ to on sam decyduje, o której godzinie tę pracę rozpocznie, a kiedy wykona swoje obowiązki domowe. Ponadto nie jest też narażony na rozkojarzenie towarzystwem ewentualnych kolegów… (przed domownikami bowiem zawsze można się zamknąć w pokoju:) Nie traci więc czasu na rozmowy ze współpracownikami przy wspólnym piciu kawy, lecz w większym stopniu koncentruje swoją uwagę i umiejętności po prostu stricte na pracy.

A na czym tak naprawdę polegają różnice w wykonywaniu zadań, porównując tryb zdalny do stacjonarnego? Oczywiście różnic tych jest całkiem sporo, w tym niektóre są dość zasadnicze. Jeżeli chodzi na przykład o typowe prace biurowe, to – podobnie jak w modelu zdalnym, tak i stacjonarnym – realizowane są najczęściej przy pomocy narzędzi i środków elektronicznych, czyli laptopa, telefonu itd.

Pracując na miejscu, tzn. w biurze, osoba zatrudniona ma oczywiście zapewnioną opiekę przełożonego i w razie ewentualnych wątpliwości może liczyć na pomoc merytoryczną oraz wszelkiego rodzaju wsparcie. Taki stacjonarny pracownik jest też z perspektywy szefa o wiele bardziej transparenty, ponieważ zawsze istnieje prawdopodobieństwo, iż pracodawca w każdej chwili może nagle wejść do pokoju lub boksu, w którym wykonujemy swe obowiązki i – chcąc chociażby przekonać się, co w danym momencie robimy – na przykład zastać nas na ploteczkach, podsłuchać o czym rozmawia się w firmowej kuchni i rzeczy temu podobnych.

Tryb stacjonarny wiąże się także z możliwością pracy grupowej, a co za tym idzie podziałem odpowiedzialności, rozłożonej na kilka różnych osób. Toteż w sytuacji, kiedy coś na przykład nie wyjdzie lub wprost przeciwnie; gdy uda się ukończyć pomyślnie jakiś szczególnie trudny projekt – wówczas całe uznanie i splendor przypada nie konkretnej osobie, lecz grupie. Nawet tym, którzy w rzeczywistości niekoniecznie do tego sukcesu się przyczynili. Tymczasem w pracy zdalnej wygląda to nieco inaczej. W tym wypadku odpowiadamy za całość wykonanej pracy i jesteśmy rozliczani przede wszystkim z konkretnych działań lub zadań, dlatego ważniejsza od godzin pracy staje się tu efektywność. Bądź co bądź nadmienić należy, że praca zdalna w znacznej mierze (chociaż nie zawsze) jest tak naprawdę pracą na akord, czego de facto bardzo często się w ogóle nie akcentuje. Wymaga ona bowiem dużej samodzielności, zdyscyplinowania, kreatywności i dobrej organizacji.

Wykonując obowiązki służbowe w domu nie możemy lekceważyć też pracy innych: odkładać zadań na później, nie dbać o punktualność, nie będąc np. dostępnymi w godzinach, w których tak naprawdę powinniśmy być; nie odbierać telefonów od przełożonych itd. itp. Po prostu pamiętać musimy, że nasi zdalni współpracownicy również chcą realizować swoje zadania w wyznaczonym terminie. Poza tym pracując w domu jesteśmy zdani głównie na siebie i od nas samych zależy nie tylko termin, ale też jakość wykonanego zadania. Praca zdalna jest więc z tego punktu widzenia dużo bardziej samodzielna i odpowiedzialna. To my sami ponosimy bowiem całkowitą odpowiedzialność za to, co wykonaliśmy oraz w jaki sposób to wykonaliśmy.

Oczywiście nie na wszystko mamy też wpływ. Szczególnie w modelu zdalnym istnieją pewne czynniki i środki, które w jakim stopniu nasze działania ograniczają. Aby nieco lepiej zobrazować wspomniane powyżej kwestie, posłużę się tutaj dwoma konkretnymi przykładami – asystentki biurowej i managera. W pierwszym przypadku sytuacja przedstawia się następująco…

W przypadku asystentki praktycznie wszystkie z zadań, które można realizować pracując zdalnie, jest też możliwa do wykonania w trybie stacjonarnym. Jednak w drugą stronę już tak to nie działa, a przynajmniej nie w odniesieniu do wszystkich jej obowiązków. Do takich właśnie obowiązków i kompetencji „naszej” przykładowej asystentki, pracującej w biurze – oprócz typowych prac papierkowych i komputerowych – należą również chociażby: łączenie rozmów, umawianie spotkań, co oczywiście akurat można zrobić też zdalnie. Ale do tego dochodzą jeszcze na przykład takie, jak: zamówienie i przyniesienie dla szefa jedzenia, zaparzenie herbaty lub kawy, uprzątnięcie biurka oraz wiele innych temu podobnych, których z kolei asystentka pracująca zdalnie już nie wykona, gdyż na odległość zwyczajnie nie jest to po prostu możliwe.

Jeżeli chodzi natomiast o drugi przykład, a więc rolę managera, to przede wszystkim podkreślić należy fakt, że aby skutecznie zarządzać firmą oraz ludźmi w niej pracującymi, niekoniecznie trzeba być w tej firmie obecnym. Równie dobrze można robić to siedząc przy korporacyjnym biurku w szklanym biurowcu, jak również z poziomu własnego mieszkania. Potrzebne są do tego tylko określone narzędzia oraz programy. Cała reszta właściwie leży już w naszej głowie i tak naprawdę wymaga jedynie odpowiednich umiejętności, predyspozycji i kompetencji.

Podsumowując. Różnice między tymi dwoma rodzajami świadczenia pracy w skrócie wyglądają następująco:

  1. Prace zdalne należą na pewno do bardziej samodzielnych, wymagają bowiem większej samodyscypliny, obowiązkowości, sumienności i kreatywności.
  2. W odróżnieniu do trybu pracy stacjonarnej, telepracę dzielimy zwykle na określone zadania, a nie na czas, w którym zostaną one zrealizowane.
  3. Ponadto istnieją też nieco inne metody monitorowania czasu pracy. Zarówno w przypadku trybu zdalnego, jak i stacjonarnego, meldujemy się do systemu, aczkolwiek na różne sposoby. I tak np. w pracy stacjonarnej jest to na ogół specjalny kod, wystukiwany przy wejściu do siedziby, w której mieści się nasze biuro. Natomiast w modelu zdalnym logujemy się zwykle do systemu ewidencjonowania czasu pracy, a następnie na swoje docelowe stanowisko – w ten oto sposób nasza aktywność jest dla przełożonego nawet bardziej widoczna i transparentna niż w przypadku typowej pracy stacjonarnej.
  4. Praca zdalna bardzo często wymaga od nas sprawniejszego posługiwania się środkami elektronicznymi niż „tradycyjna”. W razie ewentualnej awarii jesteśmy bowiem zdani przede wszystkim na samych siebie, podczas gdy w biurze praktycznie w każdej chwili możemy liczyć na pomoc firmowego informatyka, który do nas podejdzie, sprawdzi i usunie potencjalną usterkę lub inny problem. Oprócz tego zatrudnieni w firmie informatycy odpowiadają też za ochronę danych osobowych. Tymczasem pracując w domu, na własnym sprzęcie, kwestia ta leży głównie w naszym zakresie i najczęściej sami musimy mierzyć się z tym dylematem. Aczkolwiek nie zawsze, ponieważ bardzo często pracodawca zapewnia nam tego rodzaju ochronę i pomoc techniczną w sposób zdalny, opłacając również licencję na program antywirusowy, który możemy zainstalować i użytkować na naszym prywatnym, bądź firmowym sprzęcie – w zależności od tego, jakim dysponujemy.


A zatem, obiektywnie rzecz ujmując, telepraca sprawia, że – przynajmniej w pewnym sensie – sami jesteśmy dla siebie szefem i elastycznie do własnych potrzeb dostosowujemy godziny oraz rytm naszej pracy, w przeciwieństwie do pracy wykonywanej w biurze. Sami też wyznaczamy sobie przerwy, sami ustalamy tempo i tryb wykonywania zadań itd. itp. A więc pracujemy według własnego, indywidualnego systemu, co pozwala nam mieć więcej czasu na spotkania ze znajomymi, rozwijanie zainteresowań, czy też cokolwiek innego. Czyż można chcieć więcej?

Dodatkowe informacje

Hybrydowy model pracy
Wykorzystaj potencjał pracowników zdalnych
Praca zdalna - rodzaje, wady i zalety

QUIZ

Samodzielność, terminowość i rzetelność. Pracujemy dla kogoś lub z kimś i ten ktoś też ma termin oddania pracy, więc trzeba być punktualnym i rzetelnie wykonywać swoje zadania, by nie trzeba było ich poprawiać, bo to opóźnia pracę całego zespołu. Wykonujemy tę pracę samodzielnie, więc musimy się liczyć z koniecznością rozwiązywania nagłych problemów, istotna jest więc też szybkość reakcji, zwłaszcza gdy pracujemy bezpośrednio z klientami.

Asystent wirtualny, bo on podejmuje większość decyzji samodzielnie i musi wykazać się większymi kompetencjami. Asystentka stacjonarna z kolei jest wizytówką firmy, bo to z nią kontaktuje się najpierw klient, więc pracodawcy większą wagę zwracają nie na kompetencje, ale na wygląd i kulturę osobistą potencjalnego pracownika. Kultura osobista jest też istotna u asystentki wirtualnej, ale nie musi być ona super pięknością. Musi zaś posiadać dużo większe umiejętności pracy z ludźmi, w tym znajomości języków, bo rozmawiając, nie może posiłkować się mimiką twarzy, czy gestykulacją, musi znać się na obsłudze komputera dużo lepiej, nie ma obok siebie kogoś stale do pomocy w rozwiązywaniu problemów etc.

Najważniejsza jest samodzielność, kreatywność, umiejętność dobrej organizacji pracy swojej i przełożonego (np. pilnowanie terminowości spotkań), Konieczne jest sprawne posługiwanie się komputerem, punktualność, rzetelność i umiejętności komunikacyjne.

W przypadku choroby żadnych.

Nie ma możliwości zrobić szefowi kawy (chyba na szczęście), w domu nie powinno się przetrzymywać dokumentów kadrowych, nie ma też możliwości segregacji dokumentów w formie papierowej.

Powrót

Koszty

Pobierz lekcję w PDF
Koszty – lekcja 4 do odsłuchania

Kiedy pracodawca zatrudnia etatowego pracownika, rzeczą oczywistą jest, że aby mógł on skutecznie wykonywać swoje służbowe obowiązki, musi mieć ku temu zapewnione odpowiednie warunki oraz narzędzia. Inaczej jednak sytuacja wygląda w przypadku pracy stacjonarnej, a zupełnie inaczej w systemie zdalnym.

Jeśli chodzi o przykład świadczenia usług pracy w trybie stacjonarnym, pracodawca tak naprawdę musi zadbać właściwie o wszystko; od wynajmu powierzchni biurowej począwszy, poprzez niezbędny do pracy sprzęt, a na wodzie mineralnej dla pracowników skończywszy.

Po pierwsze pracodawca (nazwijmy go stacjonarnym) przede wszystkim musi wynająć i opłacić lokale lub lokal, w którym jego firma będzie funkcjonować. Po drugie – w zależności od profilu prowadzonej działalności – musi zapewnić też niezbędny sprzęt, do którego najczęściej zaliczają się komputery, telefony, drukarki, tonery, kserokopiarki, papier, długopisy oraz wszelkiego rodzaju inne akcesoria biurowe. Oprócz tego w gestii obowiązków pracodawcy leży m.in. także dostarczenie odpowiedniego oprogramowania, w tym przede wszystkim zabezpieczenia antywirusowego oraz stworzenie dostępu do sieci internetowej, co de facto stanowi absolutny priorytet. Ale ponadto także zapewnienie zaplecza kuchennego, w którym powinna zawsze dostępna być woda mineralna, ekspres do kawy, kubki do picia etc. Do tego dochodzą jeszcze naturalnie opłaty za media, typu prąd, wodę, gaz, ogrzewanie, a w miesiącach letnich również klimatyzację. Ponadto są jeszcze typowe koszty zatrudnienia i dodatkowe opłaty z nimi związane.

Tymczasem patrząc z perspektywy osoby zatrudnionej, zdecydowanie bardziej opłacalną formą jest praca zdalna, która to z automatu korzystnie wpływa na przykład na nasz (tj. pracowników) domowy budżet. Nie musimy już bowiem wydawać pieniędzy na takie sprawy, jak choćby: paliwo do samochodu, bądź na bilety podróżując środkami komunikacji miejskiej. Kolejna zaś kwestia a propos oszczędności to taka, że dzięki pracy w domu zaoszczędzimy także na jedzeniu, które – w najczęstszych przypadkach – kupowalibyśmy sobie podczas przerw obiadowych na mieście lub w firmowej stołówce.

Z drugiej zaś strony, relatywnie do korzyści e-pracownika, którego zatrudnienie wiąże się oczywiście ze znacznym ograniczeniem kosztów, pracodawca zatrudniający ludzi w trybie zdalnym również odnosi na tym obszarze wymierne korzyści. Oszczędza bowiem w tej sytuacji na przykład na kosztach utrzymania biura, a więc organizacji stanowiska pracy dla poszczególnych pracowników, wynajmu znacznie większej przestrzeni biurowej, a także płaci o wiele mniejsze rachunki za prąd, wodę, czy ogrzewanie. Ponadto nie musi też organizować miejsca ani sprzętu, niezbędnego do typowej pracy w biurze. Niemniej jednak w niektórych firmach pracownik takowy sprzęt – laptop, tablet, telefon – otrzymuje, a czasem jest on też zamieniany na comiesięczny finansowy ekwiwalent. W zasadzie wszystko zależy od konkretnych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą. Tak więc, generalnie rzecz biorąc, profity są tutaj oczywiście jak najbardziej wymierne i obopólne; tyleż samo dla podmiotu zatrudnianego, jak i zatrudniającego.

To naturalnie tylko niektóre z wymienionych powyżej zalet. Na koniec warto dodać jeszcze, iż zdalny model pracy może wiązać się także z większym wynagrodzeniem, ponieważ jeśli pracodawca oszczędza na organizacji miejsca pracy, rachunkach i sprzęcie dla pracownika, może tym samym przeznaczyć więcej środków na jego pensję lub ewentualne premie. Aczkolwiek nie jest to jednak obowiązującą regułą.

Dodatkowe informacje

Skutki podatkowe pracy zdalnej dla pracodawcy i pracownika
Bez ZUS, bez PIT czyli jak firmy zatrudniają na fakture pracowników zdalnych

QUIZ

Wynajęcia biura, opłaty stałe typu prąd, woda, Internet itp., kupno mebli i innych akcesoriów, np. ekspresu do kawy, wody mineralnej, filiżanek, dużej ilości papieru ksero, kserokopiarki, niszczarki dokumentów, lampek biurowych, środków do wc, zatrudnienia sprzątaczki itp.

Żadne, choć, być może, zostanie zainstalowany któryś z programów monitorujących pracę do tej pory niewykorzystywany w firmie.

Opłaty za zatrudnienie pracownika, czyli pensja, ZUS… oraz opłaty związane z oprogramowaniem komputerów, może telefonów lub ich abonamentów dla pracownika, jeśli ich posiadanie jest konieczne.

Koszty prądu, ubioru jeśli jest wymagany w pracy specyficzny ubiór, również ogrzewania lub klimatyzacji itd.

Nie, chyba że do pracy używa własnego sprzętu. W takim przypadku należałoby co miesiąc dołożyć pracownikowi uzgodnioną sumę jako zwrot.

Powrót

Wygląd

Pobierz lekcję w PDF
Wygląd – lekcja 5 do odsłuchania

Ludzi nie powinno się oceniać na podstawie ich fizycznych cech i atrybutów, ale w rzeczywistości najczęściej jest tak, że im lepiej wyglądasz – tym większe masz szanse na lepszą pozycję i tym więcej zarabiasz. Zresztą dla większości z nas wygląd to sprawa bardzo istotna, w szczególności, gdy pracujemy poza domem, a nasza praca polega na stałym kontakcie z ludźmi twarzą w twarz.

Praca stacjonarna wiąże się naturalnie z częstymi spotkaniami i bezpośrednim kontaktem z innymi. Nie tylko naszymi przełożonymi i współpracownikami, z którymi stykamy się niemal na co dzień, ale również z potencjalnymi klientami, którzy – w zależności od firmy i usług przez nią świadczonych – w określonych godzinach przychodzą załatwić różne swoje sprawy. Gdy rozmawiamy z klientem, powinniśmy zwracać uwagę na to, jak jesteśmy przez niego odbierani. Liczą się tutaj nie tylko umiejętność rozmowy i kompetencje, jakimi dysponujemy, ale także strój oraz ogólna prezencja pracownika. A zatem, idąc do pracy, na pewno nie możemy być ubrani zbyt luźno, gdyż z dużym prawdopodobieństwem będziemy postrzegani wówczas jako osoby mało profesjonalne i nie podchodzące zbyt poważnie do pełnionej przez siebie funkcji. Swoim wyglądem powinniśmy przede wszystkim wzbudzać zaufanie i respekt – tak wobec siebie, jak i wobec innych – dlatego zdecydowanie odrzucamy styl sportowy, stawiając tym samym na klasykę i nienarzucającą się elegancję.

Ubiór do pracy z całą pewnością nie powinien być wyzywający, przede wszystkim ma być on schludny, a zarazem elegancki. W pracy powinniśmy czuć się wygodnie i pewnie, a nasz wygląd powinien pasować i być adekwatny do stanowiska, które sprawujemy. Buty na pewno muszą być wypastowane, a koszula, spodnie i marynarka starannie wyprasowane. Do urzędu lub biura oczywiście nie należy nigdy zakładać jeansów, adidasów lub krótkich spodenek! Pamiętajmy, że nie istnieje coś takiego, jak strój uniwersalny. Za ogólnoświatowy trend elegancji biurowej uznaje się stonowaną klasykę. Im stanowisko wyższe, tym bardziej stonowane kolory. Z kolei firmy, które zatrudniają pracowników bardziej kreatywnych, docenią raczej oryginalność – także w kwestii ubioru. Niemniej jednak zawsze należy pamiętać, że nawet jeśli pracujemy w jakiejś modnej agencji reklamowej, to dobierając strój, powinniśmy zawsze zachować przede wszystkim wyczucie smaku i dobrego stylu.

Natomiast wykonując pracę w trybie zdalnym, możemy tak naprawdę wyglądać jak tylko chcemy – dowolnie i wedle własnego uznania – mając na sobie nawet podarte szorty, pomalowane na kolorowo paznokcie, bądź tatuaże na odkrytym torsie. Oczywiście jedynie wtedy, gdy nie prowadzimy akurat żadnej wideo konferencji, czyli gdy nie jesteśmy dla odbiorcy widoczni.

Model pracy zdalnej ma właśnie to do siebie, że pozwala pracownikowi w zasadzie na całkowitą swobodę i pełen luz. Dresowe spodnie lub stara, poplamiona bluzka – czemu nie? Cały dzień w piżamie – żaden problem! Byleby tylko było wygodnie. Jednakże taki tryb pracy i w ogóle styl codziennego funkcjonowania w domowej rzeczywistości może też sprawić, że dany pracownik z czasem zupełnie przestanie o siebie dbać, bo teoretycznie przecież nie musi. Owszem, wygodny ubiór jest oczywiście jak najbardziej w porządku, a niekiedy bywa wręcz nawet wskazany, aczkolwiek taki niedbały sposób ubierania się może okazać się w końcu czynnikiem wpływającym negatywnie choćby na naszą motywację, jak również samoakceptację i generalnie wynikające z nich postrzeganie siebie. Kiedy bowiem każdego ranka wychodzimy z domu do biura, siłą rzeczy musimy zwracać uwagę i na swój ubiór, względnie makijaż, i na swój wygląd w ogóle. W związku z tym poświęcamy czas na zadbanie o siebie, przez co często sami ze sobą czujemy się lepiej.

Dodatkowe informacje

Można w kapciach czy lepiej sie wystroić czyli o dress codzie
Jak ubrać się do pracy zdalnej - stylizacje po domu

QUIZ

Nie trzeba ich zaopatrywać w strój firmowy ani płacić ekwiwalentu za ubranie.

Tylko jeśli wymaga tego stanowisko.

Spodnie od piżamy i ładną górę (hihi)

Nie, większość nie wymaga.

Kiedy pracujesz na stanowisku, które wymaga spotkań online lub jesteś w biurze online gdzie zawsze może zadzwonić do Ciebie inna osoba.

Powrót

Kontakt

Pobierz lekcję w PDF
Kontakt – lekcja 6 do odsłuchania

Ostatnim czasem wielu z nas mogło się przekonać, jak wygląda praca zdalna. Oczywiście, co firma, to inne wymogi, obowiązki, a nawet sprzęt. Nie wszyscy jednak mogli przejść na tryb zdalny, a inni być może mieli komfort wyboru. Są i tacy, dla których praca zdalna nie jest niczym nowym, gdyż praktykują ją od lat. A może ktoś z Was właśnie teraz stoi przed decyzją lub koniecznością zmiany trybu pracy na home office i martwi się brakiem towarzyszącej czynnością w biurze atmosfery, przegadanych przerw, brakiem kawy robionej przez asystentkę czy dźwięków telefonów, klawiatur czy rozmów obok swojego stanowiska.

Praca zdalna, to z pewnością komfort i już nie raz w naszych artykułach udowadnialiśmy, że jest wiele plusów dla tego rodzaju wykonywania obowiązków. Choćby zaoszczędzony na dojazdach czas, a także pieniądze, możliwość organizacji miejsca i zaplanowania czasu pracy czy też możliwość opieki nad dzieckiem lub starszym albo chorującym członkiem rodziny. A także mamy dowolność pracowania w różnych miejscach. Z drugiej zaś strony ten rodzaj pracy otwiera drzwi dla rzeszy pracowników spoza naszego miasta, a więc możemy znaleźć świetnych pracowników z różnych rejonów w kraju, a może i zza granicy.

Owszem, o ile gama aplikacji umożliwia nam kontakt, przesył danych i informacji, wykonywanie zadań i sporządzanie dokumentacji, to komunikacja nie będzie taka sama. Pracując zdalnie nie uściśniemy ręki szefowi, nie koniecznie zobaczymy czyjąś mimikę i ocenimy jego samopoczucie podczas wykonywania pewnych pracowniczych czynności lub rozmowy i nikt też nie zrobi nam kawy albo nie wyjdzie z nami na papierosa. Ale wcale nie musi być źle! Motywacja do pracy i jej usystematyzowanie bierze się między innymi z komunikacji. A więc i w pracy zdalnej musi być ona zachowana i ze względów służbowych, aby przekazać pracownikowi zadanie lub już wykonane ocenić, aby omówić nowe cele, przedyskutować projekt. Ale także dla wsparcia, poznania się i zachowania luźnej rozmowy.

Nikt z nas nie jest robotem. Wszyscy potrzebujemy kontaktu, interakcji z innymi ludźmi i zwyczajnie miło jest, gdy ktoś o nas pamięta i po za przesłaniem zadania, również zapyta, co u nas słychać, jak samopoczucie, zadowolenie z pracy bądź czym się interesujemy. Teams, Zoom, Changout i inne podobne aplikacje, to nie tylko narzędzia do nauki czy pracy. Nikt przecież nie broni zadzwonić lub utworzyć videokonferencji, aby zintegrować pracowników, złożyć świąteczne życzenia czy przeprowadzić szkolenie. Do tego mamy możliwość skorzystania z czatu, który dodatkowo pomoże prowadzić dialog na drugiej płaszczyźnie czy pisać komentarze do omawianej właśnie sytuacji. A nawet, jeśli te programy mają służyć do celów zawodowych, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby do bardziej prywatnych i integracyjnych celów stworzyć grupę na Skype, Messangerze albo utworzyć zamkniętą grupę na Facebook’u, gdzie każdy będzie mógł jakoś zaistnieć.

Wystarczy odrobina kreatywności, aby stworzyć zgrany zespół, którego nie będą łączyły jedynie wspólne cele, ale również wspólne tematy. A nuż okaże się przypadkiem, że ktoś ma dodatkowe umiejętności, talent czy hobby, którym nie tylko zabłyśnie, ale i wykorzysta w pracy. Na przykład okaże się, że ktoś projektuje grafikę, jest blogerem, prowadzi kanał na Youtube, a jego umiejętności graficzne, pisarskie lub mówcze zostaną wykorzystane w jakimś z projektów albo przyczynią się do zmiany stanowiska.

Komunikacja w pracy zdalnej wcale nie musi być gorsza czy po prostu trudna. Tak samo pozwala zdobyć znajomości i pogłębić pracownicze więzi. Oczywiście nie można mieć wszystkiego, więc decydując się na pracę zdalną, rezygnujemy na przykład z parzenia kawy przez asystentkę oraz osobistych kontaktów z pracownikami i klientami. Za to zyskujemy dowolność godzin pracy, domowy komfort, a nawet oszczędności. Natomiast wybierając pracę stacjonarną, fizycznie będziemy wśród ludzi, jednak będziemy musieli dostosować się pod wewnętrzny system pracy, a także dodać sobie czas potrzebny na dojazd i powrót. Równie każdy z innych powodów albo w inny sposób odczuwa stres. Niemniej jednak żadna z opcji nie jest naszym zdaniem ani gorsza ani lepsza. A wybór należy do Was.

Dodatkowe informacje

Komunikacja z pracownikiem w trudnym czasie
Zdrowie a praca zdalna w wesołym wydaniu
Komunikacja

QUIZ

Istnieje wiele programów monitorujących czas pracy. Można też sprawdzać rzeczywisty czas co do sekundy, który pracownik spędził na wykonywaniu zadań. Opisano to w module III.

Oczywiście, wymaga to jednak pracy oraz zaangażowania.

Nie trzeba, znaczą większość można używać za darmo.

Bezpośredniego kontaktu twarzą w twarz.

Dzięki dobrej komunikacji pracownicy lepiej współpracują, firma funkcjonuje efektywnej, pracownicy potrafią się wzajemnie słuchać i współpracować. Wzrasta poziom wykonywanych zadań.

Powrót

Narzędzia pracy

Pobierz lekcję w PDF
Narzędzia pracy – lekcja 7 do odsłuchania

Przejście na tryb pracy zdalnej łączy się z wdrożeniem, a być może poznaniem nowych narzędzi potrzebnych do komunikacji, delegowania i kontroli pracowników czy dzielenia wspólnego kalendarza. Czy możliwe jest wykonywanie obowiązków z domu z taką samą efektywnością, co w biurze? – Oczywiście! Z tą różnicą, że wiele narzędzi zamieniamy na programy komputerowe oraz aplikacje.

              Czy można w ogóle powiedzieć, że w biurze korzystamy z jakichś narzędzi? – W zasadzie nikt się nad tym nie zastanawia. Zupełną normą jest to, że wpisujemy obecność na przykład w zeszycie, na wiszącym lub w książkowym kalendarzu wpisujemy kolejne zadania czy spotkania, drukujemy dokumenty i ręcznie je podpisujemy albo przybijamy pieczątkę. Kiedy mamy coś komuś dostarczyć lub coś z kimś omówić, idziemy do biurka obok, sąsiedniego biura lub instytucji. Dokumenty trzymamy w segregatorach, koszulkach i teczkach. Zbieramy się w konferencyjnej Sali na potrzeby zebrania czy szkolenia albo jedziemy w delegację. Czasem wpadnie do nas szef zlecić zadanie i zobaczyć, jak idzie praca. A my natomiast kontaktujemy się, spotykamy z przełożonymi, klientami, petentami w celu omówienia pracy, zadania czy zlecenia. A kiedy trzeba idziemy z listem lub paczką na pocztę, albo wręczamy je kurierowi, który regularnie pojawia się w firmie.

              Biurowa codzienność… I czasem tak idzie się przyzwyczaić, że trudno sobie wyobrazić, że może być inaczej, że może być łatwiej i że to wszystko można załatwić przy pomocy komputera i Internetu. No może za wyjątkiem wysyłania paczek, chyba, że będzie, to paczka plików. Główną różnicą w przejściu z narzędzi, nazwijmy to „manualnych”, jest nauka obsługi tych elektronicznych. Jednak w końcu w biurze czasem nadchodzi pora na wymianę starego sprzętu na nowszy i trzeba na nowo zapoznawać się z kolejną wersją systemu, oprogramowaniem i obsługą urządzeń. Tak, więc niech nikogo nie zniechęcają polecone do użytku w trybie zdalnym aplikacje, ponieważ ich jak wszystkiego trzeba się nauczyć.

              I tu wdrażając się w szeroką ofertę rozwiązań ułatwiających pracę bez wychodzenia z domu nagle okazuje się, że spotkania, zebrania, konferencje, a nawet szkolenia można profesjonalnie przeprowadzać, jak i w nich uczestniczyć przy pomocy wideorozmów. Elektroniczny podpis staje się wygodnym rozwiązaniem o tej samej mocy prawnej, co podpis odręczny. A dzięki niemu można poprzez formularze przesyłać dokumenty do różnych instytucji. Natomiast skany nie są wcale gorsze od wersji papierowych. Dodatkową wygodę, a zarazem różnicę dostrzeżemy, kiedy wszystkie teczki i segregatory zajmujące półki zmienią się w uporządkowane foldery na dysku. A co to delegowania zadań czy kontroli naszej pracy – tym również zajmą się programy umożliwiające ewidencję, komunikację i zarządzanie projektami. Tam wpiszemy naszą obecność, złożymy raport, omówimy wszelkie cele i zadania, a także będziemy mieli wgląd do wspólnego kalendarza, który pozwoli uporządkować pracę członków zespołu.

              Wszystko jest kwestią przyzwyczajenia. Na koniec warto jeszcze wspomnieć o tym, że praca zdalna oraz telepraca nazywane naprzemiennie, to jednak dwie inne rzeczy. Otóż telepraca, to nie tylko, jak może sugerować nazwa praca przez telefon, ale ogół obowiązków wykonywanych poza biurem, która ma z resztą poświęcone sobie artykuły prawne, gdzie dokładnie jest zdefiniowana. Przy zawarciu umowy, pracodawca z pracownikiem ustala formę ewidencji, raportów i przesyłania danych. Może także zezwolić na korzystanie z własnego sprzętu, a pracodawca ma obowiązek wypłacić za to pracownikowi ekwiwalent. Natomiast praca zdalna swoje miejsce zyskała dopiero w artykułach sporządzonych w ustawie o Tarczy Antykryzysowej. Wszystko, to po to, aby chronić zdrowie pracowników. Wcześniej była ona ustną umową między pracodawcą, a pracownikiem i zgodą na wykonywanie całości lub części obowiązków w domu oraz w razie potrzeby na udostępnienie niezbędnego do tego sprzętu.

Dodatkowe informacje

Narzędzia do pracy zdalnej
Metody zarządzania pracownikami w pracy zdalnej

QUIZ

Na pewno nie musimy kupować mu biurka i krzesła biurowego, bo to ma we własnym domu. Nie trzeba zaopatrywać go w większość urządzeń biurowych, bo takowe nie są konieczne. Odpada wiele kosztów pracy, które pracodawca stacjonarny musi ponieść.

Komputer ze stałym łączem internetowym, słuchawki, może profesjonalne oprogramowanie, często telefon, skaner i czasami drukarka. Pracownik zwykle otrzymuje ekwiwalent za używanie swojego sprzętu, choć nie jest to reguła.

aplikacje typu Asana, Soccoco, Zoom

Ponad 100

Komputer, oczywiście

Powrót
Moduł II